会議だけじゃない！レンタルスペースの利用目的にはどのようなものがある？

法人では、ビジネスでの活用をメインに幅広い用途で利用されています。会議やセミナーのほか、採用面接やオーディションの会場にしたり、短期のレンタルオフィスとして使ったりする場合もあります。

広さに余裕があれば、物販会場としても使えますし、機材を持ち込んでeスポーツの大会を開催することも可能です。立地次第では、近距離で行なわれている大規模イベントの控室の候補にもなります。

個人の場合は、セミナーや教室開催といったビジネスでの活用に加えて趣味目的での利用も目立ちます。趣味目的の代表例は、撮影会や仲間同士の勉強会、交流会などです。

調理ができなくてもケータリングサービスが用意されていれば、誕生日会などのパーティーも実施できます。音が控えめの楽器、あるいは防音対策がしっかりしているところなら、演奏会も検討できます。

会議のために借りる場合のポイント

会議をする際、自社の会議室ではなくあえてレンタルスペースが利用されることもあります。自社会議室の席数が足りない場合や、環境を変えたいなどが理由です。

会議室として利用する場合は、収容人数や設備の充実度、レンタル可能な備品などを確認しておきましょう。例えば、机や椅子に加えて、ホワイトボードやプロジェクター、スクリーンなどがあると情報共有やディスカッションに便利です。パソコンを使う場合には、インターネット回線の速度や延長コード、電源タップなどの有無もチェックポイントになります。

また、アクセスのしやすさも重要です。自社から行きやすいところ、直帰しやすいところなどを選んで、効率的な運営を心がけましょう。

オフサイトミーティングの場合は、会議の目的や目指す雰囲気に合わせてレンタルスペースを選ぶのもよいでしょう。

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セミナー・講習会のために借りる場合のポイント

社内外から多数の人が集まるセミナーや講習会では、何よりもまず会場までのアクセスの良さが重要です。具体的には、主要駅から近いところ、会場までの動線がわかりやすく初めての人でも迷いにくいところを選ぶことをおすすめします。

マイクや音響機器、演台など、必要となる備品とその準備、撤収作業を誰が行なうのかも明確にしておきましょう。

また、外部の音が気になると内容に集中できません。電車の走行音や工事の騒音が気にならないかなど、下見の際には外部環境にも注目しましょう。同じ日に近くの部屋でどのようなイベントが開催されるのかもチェックポイントです。

長時間にわたるセミナーや講習会では、参加者が休憩できるスペースの確保も必要です。飲食が可能かも併せて確認しておきましょう。

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面接・オーディション会場のために借りる場合のポイント

面接では個人情報を含む重要な情報のやり取りをするため、部屋の防音性への配慮が欠かせません。そのため、不特定多数が出入りするホールや入口からは離れた場所のほうがよいでしょう。

面接形式や参加人数の規模に適した部屋であることも大切です。例えば、多人数での集団面接をする場合は、十分な数の机や椅子がそろっているかは必ず確認しておく必要があります。

オーディション会場として利用するのであれば、控室と会場というように規模の異なる複数の部屋を借りられる施設がおすすめです。着替えが想定される場合には、パーテーションや更衣室で使える部屋などの設備があるかもチェックしておきましょう。

eスポーツなどの大会会場のために借りる場合のポイント

レンタルスペースはeスポーツなどの大会の会場としてレンタルされる場合もあります。eスポーツでは、プレイヤー以外に観覧者が多数集まることが想定されるため、広い会場が必要です。また、プレイ中以外の時間で待機できる控室や観覧者が休憩できるロビースペースなどがあるかも確認しておきましょう。

eスポーツには、専用のゲーミングパソコンやチェア、ヘッドセット、ディスプレイなどが必要です。ただし、レンタルスペースでは専門的な機材は用意していない場合が多いため、駐車場やエレベーターが完備されているなど、機材の搬入がしやすい施設を選ぶことが大切です。

さらに、インターネット回線の通信速度と安定性、ゲーム音の防音対策も外せません。

物販会場・展示会のために借りる場合のポイント

取引先や来場者に商品をPRして物販するような形の商品発表会では、マイクやプロジェクターなど、プレゼンのための設備が必要になります。

多数の出店がある場合は、想定される来場人数に見合った広さの会場を借りなくてはなりません。入口付近に受付ができるスペースがあれば、来場者の管理やアンケートへの協力依頼もスムーズに行なえるでしょう。また、大きさの異なるスペースを複数持つ施設のフロアを一括借りできれば、使い方の自由度が上がります。

商品やサービスを魅力的に見せるうえでは、会場の明るさや清潔感も大事です。例えば、薄暗い地下の会場よりも、大きな窓があり日差しがしっかりと入る部屋のほうが印象はよくなるでしょう。

撮影会のために借りる場合のポイント

レンタルスペースはコスプレの撮影会会場として利用できます。白い壁を背景にでき、採光の良い部屋であれば、明るくきれいな写真が撮影できるでしょう。昨今ではおしゃれな内装のレンタルスペースも増えており、衣装やキャラクターの世界観に合うシチュエーションでの撮影もしやすくなっています。

ハイクオリティの撮影にはライトやソフトボックスなども必要ですが、レンタルスペースには専門的な機材はそろっていない場合が多いため、持込みがしやすいかも重要です。更衣室として利用できる部屋が借りられるかも確認しておきましょう。

また、撮影できる場所が部屋内に限定されている場合や、大きな音がしない場合のみ利用できるなど制約がある場合もあります。事前に必ず問い合わせておくことをおすすめします。

誕生日会・オフ会のために借りる場合のポイント

レンタルスペースによっては、キッチンが利用できる場所もあります。調理ができたり、食器を借りられたりするところは、誕生会などの飲食をともなうパーティーに便利です。

キッチンの設備がなくても、ケータリングの利用や飲食の持込みができる場合もあるので、設備や付帯サービスを確認するとよいでしょう。余った飲食物やゴミの処分方法についても併せて確認しておきましょう。

ただし、場所によっては飲食自体ができないところもあるため注意が必要です。また、盛り上がり過ぎるとほかの利用者の迷惑になります。その後に別の予約が入っているケースもあるでしょう。騒ぎすぎない、室内に臭いが残る食べ物を持ち込まないなど、常識内での配慮は求められます。

交流会・勉強会のために借りる場合のポイント

個人や小規模の団体が交流会や勉強会で利用するケースも珍しくありません。参加者それぞれで意見交換する場合は、机と椅子をロの字やコの字にレイアウトできる部屋が適しています。

セミナー形式で行なうのであれば、マイクやプロジェクターなどの設備が必要です。コロナ禍では、オンラインセミナーを実施するケースも増えていることでしょう。配信する場合には、インターネット環境の安定性や必要機材の搬入経路なども確認しておきたいところです。

着付け教室やヨガレッスンのために借りる場合のポイント

着付けやヨガなどのレッスンにレンタルスペースを利用することも可能です。レッスン内容の特徴や教室のコンセプトに合う部屋を選びましょう。鏡やレッスン中の荷物置きに使える机など、必要な備品がそろっていることもポイントです。

レッスンの頻度にもよりますが、初心者が着付けをマスターできるようになるには3ヵ月月程度かかるとされています。同じ部屋を長期間借りられる場所のほうが都合がよいでしょう。

ヨガの場合は全身を使ったエクササイズになるため、ある程度の広さや換気用の窓がある部屋が適しています。

楽器演奏会のために借りる場合のポイント

場所によっては楽器の練習や演奏会のために部屋をレンタルできます。ただし、音が大きすぎる楽器は難しかったり、そもそも楽器演奏を禁止したりしているところも少なくありません。

完全防音ではない場合には、ほかの利用者への配慮も必要になります。楽器の種類や演奏人数などの詳細を明確にしたうえで、あらかじめ施設側に確認しておきましょう。