参加者目線のセミナー会場の選び方と運営側が押さえておきたいポイント

セミナー会場を選ぶときに部屋のサイズだけを基準に選んでしまうと、参加者の意欲を削いでしまったり、予期せぬトラブルが発生したりする可能性が高くなります。セミナー会場選びで失敗しないためには、何に注意すればよいのでしょうか。今回は、セミナー会場の選び方、必要な設備や備品などをご紹介します。

セミナー会場選びで押さえておきたいポイント

セミナー会場を選ぶ際には、前もって必要な準備を行うこと、セミナー開催者側からの目線だけでなく参加者側の目線に立つことが重要です。まずはセミナー会場選びで何に気を付けるべきか、ポイントを見ていきましょう。

セミナー会場選びに必要な事前準備

セミナー会場を決める前に、セミナーの内容・希望の来場人数などを明確に設定する必要があります。なぜなら、内容や人数によって必要な設備が左右されるからです。たとえば参加者が15人以上となる場合は、そのままでは会話が聞き取りづらくなるため、マイクを準備する必要が出てきます。

参加者のメリットを重視したセミナー会場選びのポイント

セミナーの内容や人数などを設定できたら、次は参加者目線から理想的な会場について考えてみましょう。注意しておきたいポイントは、以下の通りです。

・アクセスしやすい場所にあるか
なるべく駅近で、初めての人でも迷わずたどり着ける会場を選びましょう。会場の入り口が分かりづらく、迷ってしまうケースもあります。単に住所を伝えるのではなく、最寄り駅や駐車場の情報も含めて伝えておくと親切です。

・会場内を温度調整できるか
会場内が暑すぎたり寒すぎたりすると、セミナーの内容に集中できないかもしれません。なるべく、部屋ごとに温度調整できる会場を選びましょう。ただし、会場によってはエアコンが効きづらいこともあります。特に酷暑の時期には注意が必要です。メンテナンスが行き届いているか、前もって確認をしておきましょう。

・外部からの騒音が邪魔にならないか
工事中の騒音や車の走行音など、屋外から余分な音が立て続けに聞こえると、集中力が途切れてしまいます。会場を下見する際、周囲の音が気にならないかを確認しておきましょう。屋外だけでなく、周囲の部屋や館内放送にも気を配らなくてはなりません。その施設でどのようなイベントが行われているかもチェックしておく必要があります。

・休憩時間を快適に過ごせるか
休憩時間中を各自リラックスした状態で過ごせるよう、自販機や喫煙所の有無を調べておきましょう。近隣にコンビニエンスストア、飲食店があるかも重要なポイントです。

セミナー開催側が会場選びで押さえておきたいポイント

会場の候補を絞り込めたら、以下の点をチェックします。

借用時間:事前の機材搬入、終了後の撤収作業が可能かを確認する
使用料金:支払いのタイミングや延長料金、キャンセル料を確認する
搬入・搬出経路:機材が通れるよう、経路や寸法を確認する
備品:レンタル可能な備品の充実度、必要な費用を確認する

当日にトラブルとならないよう、機材搬入や撤収作業にかかる時間が借用時間に含まれているかを必ず確認し、適切なスケジュールを組むことが大切です。上記の内容を必ず確認した上で、参加者にとってメリットの高い会場を選びましょう。

セミナー会場にあるとよい設備・備品とは

セミナー会場を選ぶなら、設備や備品の充実度にも目を向けましょう。一般的なセミナー会場で必要とされる設備・備品は以下の通りです。

・プロジェクター
・スクリーン
・ホワイトボード
・演台
・コピー機
・マイク
・Wi-Fi

用意されている備品の数、かかる費用は会場によって異なります。無料か有料かも含めて確認しておきましょう。
また、必要に応じて以下のものを自分で用意しておく必要があります。

・パソコン
・ケーブル類(LANケーブル、電源タップなど)
・ホワイトボードのマーカー
・会場の案内板

当日の荷物を極力減らすためにも、なるべく備品が揃ったセミナー会場を選ぶことをおすすめします。

【目的別】セミナー会場選びで重視すべきこと

セミナー会場の用途は、セミナー開催のためだけではありません。社内外でのミーティングや研修など、さまざまな用途で使用可能です。ここでは、目的別にセミナー会場選びで重視すべき点を説明します。

セミナーを開催する場合

一般的なセミナーの場合は、以下の点を優先して選ぶとよいでしょう。

(1)アクセスのしやすさ
(2)設備や備品の充実度
(3)収容人数(部屋の広さ)

アクセスが悪すぎたり、必要な設備や備品が揃っていなかったりすれば、参加者の不満が溜まってしまいます。セミナー会場によって、会社の印象が決まってしまうこともあるため、会場選びには慎重にならなくてはなりません。

社内ミーティングや社内研修の場合

社内ミーティングや社内研修で頻繁にセミナー会場を使う場合は、外部からの参加者に配慮する必要がないため、コストパフォーマンスを重視します。優先順位としては以下の通りです。

(1)コストパフォーマンス
(2)機材・備品の充実度
(3)収容人数(部屋の広さ)
(4)アクセスのしやすさ

会議をスムーズに進行するためには、人数に合った広さの部屋が必要です。当日に人数が増える可能性も考え、2~3名程度多めに収容できる会場を選びましょう。

社外からの参加者を交えてのミーティングの場合

ミーティングに社外の人が参加する場合は、駅からのアクセスや設備面を優先します。外部の人が参加するセミナーと同様に、会場の質によって会社のイメージが決まってしまうことがあるからです。

(1)アクセスのしやすさ
(2)機材・備品の充実度
(3)収容人数(部屋の広さ)

社外からの参加者への気配りを忘れず、会社に対して好印象を抱いてもらうことが重要です。大切な顧客や商談相手が参加する場合は、事前の下見を行うなど、セミナー会場選びに力を注ぎましょう。質の高いセミナー会場を用意することが、ゲストへのおもてなしにつながります。

Web会議を行う場合

Web会議を会議中に行う場合は、インターネットの設備が整っていることが最重要です。インターネットの設備が用意されている会場を選ぶことはもちろんですが、接続方法(無線か有線か)や料金(無料か有料か)についても調べておきましょう。

(1)機材・備品の充実度
(2)内装
(3)コストパフォーマンス

Web会議の相手によっては、会議室の内装に気を配る必要があります。コストパフォーマンスについても考えつつ、設備と内装のバランスが取れた会場を探してみましょう。

まとめ

セミナー会場を選ぶ際には、アクセスのしやすさや会場周辺の環境など、参加者の目線から問題点がないかをチェックすることが大切です。会場を決めるにあたって、会場の借用時間や使用料金、備品の種類など、詳細を確認しておきましょう。

セミナー会場を使う目的によっても重視すべき点は異なります。会場の選び方を熟知し、参加者に満足してもらえる会場を探してみてください。

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