自分が会議（ミーティング）の進行役となったときに、会議を効率的かつスムーズに進めるにはどうすればよいのでしょうか。本記事では、会議の進行役を任されたときに役立つ、会議の進め方と事前準備について解説します。
会議の種類と目的を把握
会議には様々な種類があります。自分が行う会議の種類を把握しておくことで、会議の目的やゴールが明確になり、会議をスムーズに進めやすくなるでしょう。
アイデアや意見を生み出すための会議
参加者から意見を募り、問題を発見したりアイデアを生み出していく会議です。複数人があらゆる角度から意見することで新たな発想が生まれたり、参加者の視野が広がりやすくなります。少数派の意見も即座に否定せず、自由に意見交換してもらえるような環境を整えることが大切です。
コミュニケーション・情報伝達のための会議
参加者同士のコミュニケーションを図り、各担当分野の情報を伝達するための会議です。新人向けのオリエンテーションや、プロジェクト開始のキックオフなども含まれます。参加者が現在の状況を報告し、情報の共有や確認を行う場となります。
意思決定のための会議
参加者同士で討論の末、最終的に意思決定を行うための会議です。会議で決定した内容を、各部署の代表者がメンバーに伝えます。時間内にまとまるよう、最初に「何を決定する会議なのか」という点を明確にしておきましょう。参加者全員が必要な情報を共有できるよう、事前の資料準備・情報伝達も大切です。
効率的かつスムーズな会議の進め方のポイント
参加者にとって有意義な時間だと感じてもらうには、効率的でスムーズな進行が重要です。会議の種類や目的を把握できたら、次は会議の進め方について見ていきましょう。
アイスブレイクを会議に取り入れる
参加者同士が初対面の場合、どの程度踏み込んだ発言をしてよいのか迷ってしまい、思うように発言できない人もいるかもしれません。参加者の緊張をほぐすためには、自己紹介や簡単なゲームなどアイスブレイクを最初に行うのが効果的です。アイスブレイクを実践することによって場の雰囲気がほぐれ、その後の発言が活発になるでしょう。
会議の目的を参加者に伝える
「何のための会議なのか」という点がはっきりしていないと、会議がまとまりのないものになりがちです。情報共有や意思決定など会議の目的を定め、参加者にあらかじめ伝えておきましょう。目的については、なるべく会議の前に伝えておく方がスムーズです。会議の目的が参加者に伝達されることによって、話し合いの内容が逸れたり、無駄な時間を消費することが少なくなります。
発言しやすい雰囲気を整える
参加者に発言意欲を与えるためには、議題に対して各自が熟考できる時間が必要です。考える時間を確保した上で、意見やアイデアを募ります。ただ皆の発言を羅列するだけでなく、ホワイトボードなどに意見やアイデアをまとめておくことも重要なポイントです。参加者の沈黙が続いた場合などは、進行役が発言のキッカケを与えるなどして、参加者が意見しやすい雰囲気作りを心がけましょう。
会議を効率化するためにおこなうべき事前準備
会議を滞りなく進行するためには、前もって行う入念な準備が欠かせません。次の項目では、会議を効率化するための事前準備について説明します。
資料を事前に配布しておく
共有しておくべき情報があれば、当日ではなく会議の2～3日前に資料を配布しておきましょう。会議の最初に資料を配るとなると、参加者が資料を読み込むことに集中してしまいます。事前に資料を配っておくことで、会議を開始後すぐに、参加者全員が議論に集中できるでしょう。会議の議題を事前に通知することで、あらかじめ発言を考えておく余裕も生まれます。
使用する機材をチェックしておく
会議を始める前に、会議で使う予定の機材の使い方を確認しておきましょう。会議中に機材トラブルが発生してしまうと、参加者のモチベーションも失われてしまいます。会議が余計に長引いてしまうのも問題です。参加者の貴重な時間を無駄にしないよう、機材の操作方法にあらかじめ慣れておきましょう。
参加者を厳選し少人数で行う
会議の参加者は、多ければ多いほどよいわけではありません。人数が多すぎることで意見がまとまらなくなったり、参加者の意欲が薄まったりすることもあります。会議の目的に合った人選を行い、なるべく少人数となるよう調整してみましょう。意見がしやすく、当事者としての意識を保てる程度の人数に絞ることが大切です。
ファシリテーションをしっかりと行う
ファシリテーションとは、「会議の進行をサポートする技術」を意味します。会議に集中できていないメンバーはいないか、皆の意見を幅広く拾えているかなど、会議全体を見通し気を配ることが大切です。中立的な立場を維持しつつ、会議の目的達成のために働きかけていきましょう。
会議の進行をスムーズに行うためには、会議の種類と目的を把握することが肝心です。アイスブレイクを取り入れたり、会議の目的を参加者に伝えたりするなど、会議の進め方のポイントも押さえておきましょう。会議中の配慮だけでなく、資料の配布・機材のチェック・参加者の厳選も重要です。事前準備を欠かさず行い、スムーズな会議進行となるよう気を配りましょう。
