ウェビナーの具体的な開催方法とは？成功に導く4つのコツ

さまざまな企業でテレワークやWeb会議の導入が進むなかで、ウェビナーを開催するケースも増えています。ウェビナーには、オフラインのセミナーと比べて費用を減らせるなどのメリットがあります。しかし、開催ノウハウはまったく異なるため、正しい手順を理解しておかなければなりません。

視聴者が気軽に参加しやすいのもウェビナーのメリットですが、一方でキャンセルしやすい特性もあるため、当日までにしっかりと集客することも大事です。今回は、ウェビナーを開催する方法を調べている担当者の方などに向けて、ウェビナーの具体的な開催方法を解説します。

■ウェビナーとは

ウェビナーとは、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）をかけ合わせた造語で、インターネットを利用して、動画などでセミナーを配信することです。ウェビナーのやり方は、大きく分けて以下の2種類があります。

●リアルタイムで開催する「ライブ配信」
●期間内にダウンロードして視聴する「録画配信」

ウェビナーには、従来のセミナーのように会場まで足を運ぶ必要がない、開催費を抑えられるなど、参加者と開催者の双方にとって多くのメリットがあるといえます。

■ウェビナーの具体的な開催方法

ここでは、ウェビナーの具体的な開催方法を、6つのステップに分けて開催します。準備から実施後のフォローまで、一連の流れのイメージをつかんでください。

1．目的や内容の決定

まずは、ウェビナーを開催する目的を明確にします。ウェビナーの開催はあくまでも目的を達成するための手段であって、ゴールではありません。売上を伸ばしたいのか、新商品を認知させたいのか、ウェビナーの実施によって目指すゴールを定めましょう。

売上を伸ばす場合でも、見込み客の獲得か、既存顧客へのリーチなのか、目的が異なればやり方も変わってくるはずです。目的が定まれば、必要なコンテンツや適切な開催時期などの内容もおのずと明確になります。

目的や内容が決定したら、測定可能な具体的な数値で目標を設定しましょう。目標が達成可能なレベルであること、自社が目指す方向性とも一致していることも大事です。

2．ツールの選定

企画が決まったら、目的と内容に応じたツールを選びましょう。ウェビナーを開催できるツールには、さまざまなものがあります。Zoom Webinars・Cisco Webex Events・YouTube Liveなどのツールが代表的ですが、それぞれできることや特徴は異なるため、よく比較しましょう。ツールを選ぶ際には、配信上限人数・録画機能・コミュニケーション機能・配信可能時間・料金プランなどを参考にしてください。

なお、コミュニケーション機能とは、参加者とのチャット機能やQ&A機能などを指します。社外に向けて配信する場合には、参加者と双方向のコミュニケーションをとり、反応をチェックしていくことも大事です。

ウェビナーツールについての詳細は、以下記事を参照してください。
ウェビナーツール比較7選！ツールの基本機能や選び方のポイントも解説

3．会場や機材などの配信環境の整備

ウェビナーのクオリティを担保するうえで、配信環境は非常に重要です。画質が低かったり、音声が聞こえづらかったりすると、視聴者はストレスを感じます。場合によっては、途中で離脱されてしまいかねません。

インターネット回線は、通信が安定する有線が理想でしょう。高品質なウェビナーを開催するためには、マイク・カメラ・照明などにも工夫が必要です。自社で行なう場合には、余計な背景を撤去する、電話が鳴らないようにするなどの配慮も求められます。

自社を会場にするのは不安という場合には、アットビジネスセンターの貸し会議室をおすすめします。ビジネスタイプの会議室では、10人程度から200人規模までと幅広い用途に対応しており、自社で開催するときの懸念材料である雑音に悩まされる心配もほとんどありません。緊急車両などの雑音は入るといった程度です。

ウェビナーに必要な機材についての詳細は、以下記事を参照してください。
ウェビナーに必要な機材とは？クオリティを上げるための機材や使用上の注意点も解説

4．集客

ウェビナーを開催するには、当然集客も大事です。部内向けのウェビナーであれば、社内メールなどで通達する程度で十分でしょう。

ただし、社外の場合はDM・Web広告・SNSなどを利用した集客が効果的です。どの手法が最適かは、ターゲットによっても異なります。

新規顧客に多く参加して欲しい場合には、SNSで幅広く周知するとよいでしょう。ターゲットを絞って開催するのであれば、見込み客のなかで属性にマッチする層にWeb広告を配信する、テーマに関心を持ってくれそうな顧客にDMを送るなどが有効です。

なお、ウェビナーは参加の敷居が低い分、キャンセルもしやすいため、リマインドも重要といえます。当日までに複数回のリマインドを行ない、キャンセルを防止しましょう。一般的には、開催日の1週間前・前日・当日の朝といったタイミングで、2～3回程度のリマインドを行ないます。

録画配信の場合も、視聴者への情報提供とリマインドが欠かせません。視聴可能期間をサイトに明記しておくほか、「視聴可能期間は〇〇日までです」のように、SNSやメールなどでリマインドすることが大事です。

5．リハーサルと本番

当日のトラブルを回避するには、入念な準備とリハーサルが不可欠です。まず台本や絵コンテを作成するほか、機材操作・トラブル担当・司会などの役割を決めましょう。そしてウェビナー配信の体制を整えたうえで、機材を実際にセットして台本どおりにリハーサルを行ないます。

リハーサルでは、時間内に収まるか、話すスピードや声量に問題はないか、資料は見やすいか、スピーカーがいる場合に位置や見え方は適切かなどをしっかりと確認します。自社の資料を使用する場合にスクリーンショットをOKとするか、参加者に後日資料をデータで提供するか、質問への対応をどうするかなどの運用ルールも決めておいてください。

ウェビナーは会場で行なうセミナーと比べて単調になりやすく、退席や離脱も視聴者の自由です。本番中は、チャットなどを使って視聴者とのコミュニケーションを適度にとり、一方向な配信にならないように注意しましょう。

6．振り返りとフォロー

実施後は、フォローメールを忘れずに行なってください。ツールによっては自動的に送信してくれます。

フォローメールでは、参加へのお礼やアンケートへの回答を依頼します。ウェビナーの内容に関連したサービスのリンクを貼っておくのも良いかもしれません。また、本番中に回答できなかった質問に答えるようにもしましょう。

アンケートに入れると良い項目は、セミナー内容の充実度・全体の満足度・もう少し詳しく知りたかった内容・追加の質問・今後開催して欲しいテーマなどです。アンケートの結果などから、内容の振り返りと次回に向けた改善点を洗い出しましょう。追加の質問に回答する際、多くの人から同様の質問が寄せられたものには、メールではなくブログやSNSで詳しく説明するのも手です。

■ウェビナーの開催を成功させるコツ

ウェビナーを開催する以上は、期待どおりの成果を上げたいものでしょう。ここでは、ウェビナーの開催を成功させる4つのコツを紹介します。

事前アナウンスで視聴者の興味を高める

ウェビナーは実際のセミナーと違って申し込みやすい分、キャンセルされやすい側面があります。参加者が、申し込んだこと自体をうっかり忘れてしまう場合も少なくありません。多くの人に参加してもらうためには、視聴者の興味をつなぎ止める対策が必要です。

複数回リマインドメールを送るほか、事前に質問を募集したり、参加特典や内容の告知を行なったりして、視聴者のモチベーションを高めましょう。

また、すべての参加者がウェビナーに慣れているとも限りません。必要な通信環境やマイクオフなどの設定を事前に告知することで安心感が生まれますし、当日の視聴トラブルの防止にもつながります。

リハーサルを行なう

ぶっつけ本番では失敗する可能性が高いため、前述のとおりウェビナーの開催にあたってはリハーサルが必須です。参加者目線で問題がないかをあらかじめチェックすることで、ウェビナーのクオリティを高められます。オフラインのセミナーに慣れていたとしても、オンラインは勝手がまったく異なるため、リハーサルは必ず行ないましょう。

ただし、他社の貸し会議室などを利用する場合には、別料金がかかったり、時期によっては対応してもらえなかったりする可能性があります。リハーサルを行なう前提で見積もりをとり、部屋を確保しておくことが大事です。

参加者を飽きさせないようにする

ウェビナーでは、Web会議と違って相手の反応が見えないため、一方的になりがちです。質問に答えたり、チャットによる反応を見たりして、双方向のコミュニケーションをとることに努めましょう。事前に募った質問に回答することで、一方的な講演ではなく、視聴者との会話の場になります。

チャットの反応はできる限り拾い、可能な範囲で柔軟に対応することも大事です。例えば、「話すスピードが速すぎる」「資料が見えづらい」などの声が多い場合には、調整したうえで再度反応を確認するとよいでしょう。

参加者を飽きさせないためには、合間に動画や映像を流してメリハリをつけるのも手です。

初めての場合や大規模な場合は業者に任せる

ウェビナーの開催では、オフラインセミナーにはないノウハウが求められます。特に、会社説明会や株主総会といった大規模なウェビナーとなると、安定した回線やツールなど通常とは異なる環境が必要です。

ウェビナーの開催に慣れていない、大規模のウェビナーを行なうなどの場合には、外部のプロのオンラインセミナーサポートを利用したほうが無難かもしれません。

アットビジネスセンターのオンラインセミナーサポートでは、機材のレンタルも行なっているので、ご利用いただくことで準備の手間を大幅に省けます。会場・機材・運営に関するすべてをプロに一任できるため、利用者はウェビナーの企画を練ることだけに集中できます。