社内交流会を企画しよう!目的や開催の流れ、おすすめ企画をまとめて解説|コラム|ABCアットビジネスセンター   

社内交流会を企画しよう!目的や開催の流れ、おすすめ企画をまとめて解説

近年、リモートワークがニューノーマルな働き方として浸透してきています。利便性の高い働き方ですが、社員同士のコミュニケーションが希薄になったり、企業の一員であるという意識が失われたりと、新たな課題が生まれています。

その解決方法として注目されているのが「社内交流会」です。

この記事では、社内交流会を開催するにはどのように進めていけば良いのか、企画する際のポイントなどについて解説します。開催しようか悩んでいる場合は、ぜひ参考にしてください。

■社内交流会を企画するおもな目的

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これまで社内交流会を実施したことがない企業としては、開催することで得られる効果が気になるのではないでしょうか。ここでは、社内交流会を企画するおもな目的について解説します。

1.社員同士のコミュニケーションを活性化する

新たな働き方の一つとしてリモートワークが浸透してきましたが、それが原因となり、対面でのコミュニケーションの機会が減少している企業は多いと考えられます。このような場合は、社内交流会で対面の機会を意図的に作り、コミュニケーションを活性化するのが効果的です。

社内交流会を実施すると、新たなコミュニティが生まれます。これまでよりも円滑にやり取りできる環境が構築できれば、業務効率改善につながる可能性も高まるでしょう。

2.経営方針や事業ビジョンを共有する

通常業務のなかでは、経営陣の声を全社員に直接届ける機会が少ないため、経営陣と社員の意識に差が生まれることも考えられます。 そういった場合に社内交流会や社内セミナーを開催すれば、経営方針や事業ビジョンの共有が可能です。

経営陣の言葉を直接届けられれば、社員一人ひとりが経営の一端を担っていることを実感する可能性が高まります。社員のなかに目標を達成するという共通認識が生まれ、組織力の向上も期待できるでしょう。

3.社員のモチベーションを向上させる

社員間のコミュニケーションが不足していると、業務上の相談やサポートを依頼しづらい状況が想定されます。 「周囲に馴染めていないかも」という不安にもつながり、モチベーションが下がってしまうことも考えられるでしょう。

社内交流会を実施すれば、コミュニケーションの活性化によって円滑に連携が取れる環境を整えることが可能です。その結果、生産性や業績が高まるだけでなく、社員のモチベーションアップにもつながります。

交流会に参加したことで充実感を得られれば、会社への帰属意識も高まり、離職率の低下も期待できるでしょう。

■社員の参加意欲が高い交流会の特徴3つ

有意義な社内交流会を実現するには、参加率や参加者の満足度が高い企画を提案する必要があるでしょう。そこで、参加意欲が高い交流会に見られる特徴を3つに分けて解説します。

1.目的がはっきりしている

社内向けの交流会が開催されたとしても、自身が参加する意義を見出せなければ参加したくないと思う社員は少なくありません。 有意義な交流会にするには、何のために何をするのかなど、開催する目的や必要性を伝えることが大切です。

「他店舗の社員と交流を深める」「新入社員とのコミュニケーションを活性化したい」など、具体的かつ明確な目的を伝えることで、参加者数の増加が期待できます。また、社員が興味深いと感じるように工夫すれば、参加意欲の向上にもつながるでしょう。

2.参加型のイベントである

表彰式などを行なう企業では、多くの社員が一斉に集まる機会があります。しかし、交流の場ではないため、役員の話を聞くことしかできず、退屈に感じてしまうという意見も少なくありません。参加者が退屈しないような交流会を実施するには、一方的に語りかけるのではなく、双方向のやり取りを実現する「参加型」の企画が効果的です。

参加型の企画を採用すると、数多い参加者の一人ではなく、当事者意識を高める効果が期待できます。その際、参加者に役立つ内容の企画を用意したり、景品を用意したりすれば、参加者が得る満足度はより高くなるでしょう。

3.拘束時間が短い

交流会の内容によっては、余興の練習が必要なケースもあります。また、旅行を企画したとすれば、拘束時間が長くなることは想像に難くありません。このように多くの時間を費やすイベントは、参加者が負担に感じる可能性があるため注意が必要です。

一方で、お花見や忘年会、新年会など、比較的短時間で参加できるイベントは、参加意欲が高い傾向にあります。これらのイベントは拘束時間が短いだけでなく、他の部署との横断的な交流が楽しめることも魅力の一つといえるでしょう。

■社内交流会開催までの流れ

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社内交流会を開催する際には決めるべきことが多くあるため、開催までの流れを把握しなければ効率良く進めるのは難しいでしょう。ここでは、開催当日までの流れを紹介しますので、企画する際にお役立てください。

1.社内交流会の目的を決める

社内交流会を開催するおもな目的として挙げられるのは、他部署との交流を深めることや、新入社員に対する企業理念の浸透です。目的が定まると企画を進めやすくなり、スムーズな進行につながります。

企業によっては、運営メンバーを先に決めてから目的を決めるケースもあるでしょう。しかし、開催の目的が不明な状態では、声をかけられたとしても承諾に悩んでしまう可能性があります。そのため、目的を先に決めてから運営メンバーとしての参加を依頼するのが賢明です。

2.社内交流会の運営メンバーを決める

社内交流会の開催にあたり、開催の目的を達成することは非常に重要です。そのため、運営メンバーを決める際は、目的を達成できそうなメンバーを選出しましょう。依頼する際は、開催する目的以外にも、なぜメンバーに選出されたのかを説明し、理解してもらったうえで参加してもらうようにします。

また、少しでも多くの社員に参加してもらいたい場合は、他部署と接点の多い社員を選ぶのも効果的です。接点のある社員が運営メンバーとして参加していれば、交流会に対する社員の興味が高まるでしょう。

3.社内交流会の日時を決める

社内交流会当日は、企画を進めてきた運営メンバーが参加できる日時を前提に決める必要があります。また、多くの社員に参加してもらうことが望ましいため、参加しやすい曜日・時間帯を考慮して設定することも重要です。運営メンバーも含め、社員の都合が調整しづらい繁忙期などは避けて開催する予定を立てましょう。

交流会など社内に向けたイベントは、定期的に開催される傾向にあります。今後の開催頻度や開催時間も決めてアナウンスしておけば、次の交流会にも興味を持ってくれる人が増えるかもしれません。

4.社内交流会の企画を決める

社内交流会を開催する目的の達成に向けて、適切な内容の企画を検討する必要があります。例えば、コミュニケーションの活性化が目的だったとしましょう。この場合、コミュニケーションを取る対象が部署内なのか、他部署なのかで、企画すべき内容が変わります。

また、思いついた企画がどれだけおもしろそうだったとしても、目的の達成から逸れないように気を付けなければなりません。企画する際は、それが本当に企画として適しているのかをしっかり考えて決めましょう。

5.担当を決めて準備を進める

企画が決まってからも、やるべきことはたくさんあります。具体的な内容として、以下のようなことが挙げられるでしょう。

・会場の確保
・必要になるものの手配
・飲食物などの手配
・参加者の管理

これらを準備する際は、担当者を決めると効率的に進められますが、各担当者の負担が大きくないかをしっかりチェックして割り振ることが重要です。そのためには、準備期間中も定期的にミーティングを開き、担当者が相談できる機会を設けるとよいでしょう。

また、社内交流会の開催を定期的にリマインドすることは、社員の参加率を高めたい場合に有効です。適切なタイミングでリマインドが行なえるように、担当者を決めておくとよいでしょう。

6.社内交流会開催後の報告書を作成する

社内交流会が終了したら、今後の交流会に活かせるように報告書を作成します。担当した業務や開催日当日の動きなどを振り返り、改善が必要な点などを洗い出すことが大切です。

また、参加者にアンケートをとると、開催した交流会に対する意見を得られます。参加者から得た意見を次の交流会に活かし、より魅力的な企画になるようにしましょう。

■目的別!社内交流会の企画例

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前述したように、社内交流会を開催する場合は、目的に合わせて企画を選ぶことが重要です。ここでは、目的別に企画例を紹介しますので、企画に迷った際は参考にしてください。

社員同士のコミュニケーションを活性化させる

社員同士の交流を活性化したい場合は、参加することで自然に会話が生まれるような企画が効果的です。

・バーベキュー
・誕生日会
・新年会や忘年会
・運動会
・グランピング など

開催する時期によっては、季節を楽しめるイベントを開催するのも効果的でしょう。

・お花見
・ハロウィン
・クリスマスパーティー など

これらのイベントは、イベントそのものを楽しみながら交流を図れるのが魅力です。部署の垣根を越えた交流が可能なため、より広い範囲でのコミュニケーションが実現できます。

企業理念の浸透を図る

企業理念の浸透を促すには、どのようにして会社が設立されたのか、社会にはどのように貢献できるのかといった背景を伝えることが大切です。社員の帰属意識を高めるためにも、定期的に開催できるような企画が効果的といえるでしょう。

・ボランティア活動
・タウンホールミーティング
・周年記念イベント
・社員総会 など

特に、社員総会などは企業理念の浸透だけでなく、事業ビジョンの共有も可能です。1年間を振り返る機会にもなるため、企業と社員双方にとって有意義なイベントとなるでしょう。

社員のモチベーションアップを狙う

社員のモチベーションがアップすると、企業の成長に貢献しようと思う気持ちが社員に芽生え、組織力の強化につながる可能性があります。

社員のモチベーションアップを狙うには、頭のなかをリセットさせられるような内容や、日々の業務を落ち着いて振り返られるようなイベントを選ぶことが大切です。

・書き初め大会
・他社との合同合宿
・祈願参り
・海外旅行
・グループワーク など

■社内交流会の会場ならアットビジネスセンターの貸し会議室がおすすめ!

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社内交流会を開催するなら、アットビジネスセンターの貸し会議室の利用がおすすめです。おすすめする理由を具体的に紹介しますので、会場選びで迷っている方は、ぜひお役立てください。

最寄り駅からのアクセス抜群

アットビジネスセンターでは、東京・大阪・横浜の14エリア16会場の貸し会議室を提供しています。その多くは駅から徒歩10分圏内のため、初めて訪れる方でも利用しやすいのが特徴です。

社内交流会以外にも、社内会議やセミナーなど、さまざまな利用に対応しています。交流会を機に、企業に必要な集会を定期的に開催する場所として、アットビジネスセンターをご活用ください。

専任スタッフ常駐で安心

アットビジネスセンターが提供する各会場には専任スタッフが常駐し、利用者目線を常に考え、最大限のホスピタリティを持って対応することを心がけています。

大切な荷物の受け取りや、急に必要になった備品の用意などにも対応可能です。交流会の主催者をサポートするだけでなく、参加者にも快適に利用してもらえるよう配慮していますので、安心してご利用ください。

ケータリングやお弁当サービスが利用可能

アットビジネスセンターでは、有名店のお弁当やドリンクのお届けサービスが利用可能です。どのようなイベントにも対応できるよう、豊富な種類のお弁当を用意しています。

また、パーティープランに対応している会場では、ケータリングサービスのご利用もおすすめです。設営や後片付けなどはスタッフが行ないますので、作業の負担を心配することなくご利用いただけます。

お弁当・ドリンクサービスの利用を検討する際は、こちらをご覧ください。

リーズナブルな料金設定と多種多様なオプション備品

アットビジネスセンターの貸し会議室の多くは都心部に位置していますが、施設運営の効率化により、リーズナブルな料金での提供を実現しています。交流会のコストを低く抑えたい場合でも、高品質な会議室が利用可能です。

また、どのような用途で利用する際にも対応できるように、映像機器やWebカメラ、マイクスピーカー、プロジェクターなども用意しています。イベント内容や参加者の規模などを踏まえ、必要な場合はご相談ください。

■社内交流におすすめの貸し会議室3選

ここでは、アットビジネスセンターが提供している貸し会議室を紹介します。利用目的と照らし合わせ、最適な規模などを決める際の参考にしてください。

アットビジネスセンター東京駅八重洲通り 501号室

東京駅八重洲通り 501号室は、スクール形式のレイアウトで204名の利用に対応しています。アットビジネスセンターが提供する貸し会議室のなかで最大規模のサイズであり、これまでも展示会や株主総会など、あらゆる用途にご利用いただきました。控室が利用可能なため、交流会の運営メンバーも安心して進行準備を整えられるでしょう。

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アットビジネスセンター渋谷東口駅前 503号室

渋谷東口駅前 503号室は、スクール形式で99名、シアター形式の配置では110名まで利用できる貸し会議室です。渋谷会場では最大収容人数となります。当会場では疲れにくい特注の椅子を使用しているため、長時間座っているようなイベントでも快適に利用できるでしょう。

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アットビジネスセンター PREMIUM新大阪(正面口駅前)905号室(バンケットルームA)

PREMIUM新大阪(正面口駅前)905号室(バンケットルームA)は、スクール形式の配置で161名、シアター形式の配置で179名まで利用できる貸し会議室です。備え付けの移動間仕切りを利用すれば、簡易的な控え室を用意することもできます。

会場はこちら

まとめ

社内交流会を開催する際は、目的を明確にすることや、開催までの流れを把握して準備することが重要です。目的に応じた企画を開催すれば、開催企業と参加者の双方にとって有意義なイベントとなるでしょう。

アットビジネスセンター社内交流会を開催する際は、目的や規模に応じて選べるアットビジネスセンターの貸し会議室がおすすめです。食事の手配や必要機材についても対応可能ですので、ご利用の際はお気軽にご相談ください。

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