入社式の会場はどう選ぶ?押さえておくべきポイントとおすすめ会議室を紹介|コラム|ABCアットビジネスセンター   

入社式の会場はどう選ぶ?押さえておくべきポイントとおすすめ会議室を紹介

多くの企業では、毎年入社式を行ないますが、会場の手配を担当する方のなかには、会場選びをどうするべきかお悩みの方も多いのではないでしょうか。入社式は、新入社員、会社役員、来賓などが一堂に会します。さまざまな立場や環境の人が多数集まるため、会場は慎重に選びたいところです。

そこでこの記事では、入社式の会場選びで押さえておくべきポイントと失敗しないおすすめの会議室をご紹介します。

■入社式によく使われる会場とは?

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最初に入社式でよく使われる会場のタイプとそれぞれの特徴やメリットを解説します。

ホテルの宴会場・会議室

ホテルの宴会場や会議室は、入社式の会場候補の一つです。ホテルは全国各地にあるため、比較的どの地域でも探しやすい点がメリットです。その他にも、ホテルを選ぶメリットはいくつかあります。

・高級感があるホテルが多い
・スタッフの接客が良いことが多く、手続きがスムーズ
・食事が充実しているホテルが多く、入社式後の懇親会にも利用可能
・アクセスが良い場所が多い

ただし、ビジネスホテルは宴会場や会議室がない場合も多く、入社式会場としては利用しづらいでしょう。そのため、結婚式の披露宴会場にも使われているような、それなりに規模の大きなホテルから探す必要があります。

教会や結婚式場などの宴会場

教会や結婚式場の宴会場も入社式に利用できます。結婚式用の会場ならではの高級感は、入社式を特別な雰囲気にしてくれるでしょう。会場は和風のものと洋風のものがありますが、入社式で利用するなら洋風の会場がより適しています。

また、教会・結婚式場以外に、ゲストハウスや神社などに付随している宴会場も候補となります。こだわりの雰囲気で結婚式に人気の会場などもありますが、入社式で利用するなら雰囲気だけでなく、アクセスの良さなど総合的に判断して選びましょう。

教会・結婚式場の宴会場のメリットは次のとおりです。

・広い会場が多い
・会場によっては特別な雰囲気を演出できる
・お酒や食事が充実していることが多い(食べ放題・飲み放題などがある場合も)
・多くの場合、マイクや音響設備、照明設備などが充実している

貸し会議室

貸し会議室は、ほかの会場よりもコストを抑えやすいうえ、会場によっては豪華なエントランスやロビーなどを備えているところもあります。

収容人数に応じたさまざまな種類の部屋がある点もメリットで、参加者数に合わせた広さの部屋を効率的に探しやすいでしょう。入社式後には、そのまま研修会やグループディスカッションなどを行なうことも可能です。

飲食OKの会場であれば、入社式後の懇親会を続けて行なうこともできます。会場によっては、ケータリングサービスに対応しているところもあるので、利用することで運営スタッフの手間を削減できるでしょう。

その他、貸し会議室のメリットは次のとおりです。

・アクセスの良い会場が多い
・時間単位でレンタルできる
・備品が充実している

■入社式の会場選びで押さえておきたい5つのポイント

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入社式の会場選びにおいて、押さえるべきポイントを5つ紹介します。

収容人数・開催規模に合った会場を確保する

会場の収容人数が参加人数に合っていることは、会場を決定するうえでの大前提です。入社式では新入社員だけでなく、会社役員や来賓、先輩社員のほか、司会などの運営スタッフが参加します。そのため、新入社員以外も含めたおおよその参加者数を事前に把握して、規模に合った会場を選択する必要があります。

参加者数に対してぎりぎりの収容人数の部屋を選択すると、参加者同士の距離が近くなり、密になりやすい点には注意が必要です。ソーシャルディスタンスの確保を考慮して、収容人数に少しゆとりのある会場を選びましょう。

必要な備品がそろっているか確認する

入社式では、規模や式典の内容によって、マイクやプロジェクター、スクリーンなどの備品が必要になります。これらの備品は会場によってはレンタル可能なところもあるため、事前に確認しておきましょう。

レンタルできない場合は自前の機材が持込可能か、無理なく搬入できる搬入経路が確保されているかなども確認します。

なお、自前の機材や備品などを持ち込む際は、設営・撤去の時間も会場の利用時間に含まれることに注意してください。

アクセス・立地の良さを確認する

参加者が会場にアクセスしやすいように、立地の良さを確認します。新入社員が初日から道に迷って焦ることがないよう、駅からできるだけ近く、徒歩ルートがわかりやすい会場を選ぶのがおすすめです。特にホテルや貸し会議室はアクセスの良い会場が多いため、参加者が迷わず到着でき、スムーズに入社式を開始できるでしょう。

また、役員や来賓など、参加者によっては車で来場する場合もあります。会場を選ぶ際は、会場の駐車場の有無や近隣駐車場の位置もチェックしておきましょう。

入社式後の移動動線を考慮する

企業によっては、入社式後に新入社員研修や懇親会などを続けて行なうケースがあります。入社式後に引き続き同じ部屋で研修や懇親会を行なう場合は良いのですが、ほかの会場に移動して行なう場合は、会場間の移動の動線も考えておく必要があります。参加者の人数が多いと移動に時間がかかるため、当日の進行スケジュールにも余裕をもたせておくようにしましょう。

機材トラブルなどに対応できるスタッフが常駐しているか確認する

入社式当日は、プロジェクターやマイク、音響・照明などを利用しますが、機材トラブルなどが発生した場合、すぐに解決できなければ式が滞ってしまいます。迅速に対応できる会場スタッフがいれば、万が一のトラブルへの対応も任せられるため、余裕をもって会を進行できるでしょう。

特に、初めて利用する会場や、当日のスケジュールにあまり余裕がない場合などは、会場に詳しい常駐スタッフがいると安心です。スタッフの担当範囲は会場により異なりますが、機材トラブルのほか、当日の参加者への案内や荷物受付、急に必要になった備品の手配対応も相談できることがあるため何かと心強いでしょう。

■入社式に適した貸し会議室4選

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企業規模300人以下の中小企業であれば、貸し会議室も入社式会場の選択肢となります。ここでは、アットビジネスセンターの会議室のなかから、特に入社式に適した会議室を紹介します。

アットビジネスセンター PREMIUM新大阪(正面口駅前) 905号室(バンケットルームA)

テーブルなしの座席配置で最大179名が着席できる会議室です。3つの区画が連結した横長のゆったりとしたレイアウトで、区画ごとの専用の天吊りスクリーン、天吊りプロジェクターが3台ずつ設置されており、3台同時の映像投影も可能となっています。

バンケット使用時は暖色系のダウンライトによる調光で雰囲気を一新してくれるため、入社式後にそのまま懇親会会場として利用するにも最適なお部屋です。

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アットビジネスセンターサテライト赤坂見附(赤坂センタービルディング内) 201号室

赤坂見附駅から徒歩4分、永田町駅から徒歩5分の好立地、高級感のあるエントランスホールなど、使い勝手の良さを備えつつ、無人運営によってコストパフォーマンスを高めた会場です。会場は最大120名の収容人数で、隣室の控室がセットになっており、主催者側にとっての利便性も高い作りとなっています。大型の窓を配した開放的な部屋のため、明るい雰囲気のなかで入社式を行なえるでしょう。

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アットビジネスセンター東京駅八重洲通り 501号室

スクール形式で定員数が204名と大型の会議室です。八重洲・八丁堀周辺にある100~200名規模の人数に対応できる貸し会議室のなかでも格安で人気のお部屋となっています。さらに、内装・設備のリフォームを経て、きれいな内装となっており、入社式にもおすすめです。

大きな室内ながら、専用の天吊りスクリーン、天吊りプロジェクターをそれぞれ4台配置しており、映像視聴の際は、どの座席位置からも快適にご覧になれます。

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アットビジネスセンター池袋駅前 別館 706号室

JR池袋駅東口から徒歩30秒と、アクセスに優れた会議室で、机なしのシアター形式なら117名までの参加人数に対応可能となっています。立地の良さだけでなく、豪華なエントランスやラウンジ、会場スタッフ常駐などもあるため、高品質な会場として入社式にもぴったりです。

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まとめ

入社式は新入社員の新たな門出の場であることに加え、会社役員や来賓の参加などもあるため、それにふさわしい会場選びが必要です。立地の良さや雰囲気の良さが重要なのはもちろん、必要な設備や備品をしっかり手配でき、滞りなく会を進行できる会場を選びましょう。

アットビジネスセンターには、100~200名規模の参加者に対応でき、入社式に適した会議室のご用意があります。駅徒歩30秒の好立地や雰囲気あるバンケットルームなど、お部屋の個性もさまざまなので、入社式の会場をお探しの際はぜひ一度ご確認ください。

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