【担当者必見】会社説明会の会場は貸し会議室がおすすめ!メリットと選び方のポイント|コラム|ABCアットビジネスセンター   

【担当者必見】会社説明会の会場は貸し会議室がおすすめ!メリットと選び方のポイント

会社説明会の開催には多くの準備が必要です。会場選びも重要な準備の一つに入るでしょう。

会場の雰囲気は説明会の印象を大きく左右します。多くの人に足を運んでもらうには、アクセスの良さも肝心です。会場の選び方によって、説明会の参加者数やその後の採用面接に進む人数に影響が出る可能性もゼロではありません。

今回は、会社説明会の会場選びをしている担当者の方のために、貸し会議室で会社説明会を行なうメリットと選び方のポイントをご紹介します。

■会社説明会の会場選びが重要な理由とは

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会社説明会の会場選びは、おもに次の2つの要素において重要です。理由を理解したうえで、自社の魅力を引き立ててくれる会場を探しましょう。

会社説明会はアピールの場

会社説明会は、単に自社について説明するだけの場ではありません。自社に興味を持ち説明会に参加した学生が、今後採用面接を受けるかどうかを判断する場でもあります。つまり、説明会でしっかりと自社の魅力を伝え、相手に良い印象を残す工夫をすることがポイントになります。

当日の運営や進行がスムーズであることはもちろん、会場の雰囲気も参加者へのアピールにつながる重要な要素となります。例えば、フォーマルで上質な空間は、企業のブランドイメージアップに寄与するでしょう。また、広い会場で大々的に行なうことで、企業の規模感や勢いを演出できます。

反対に、会場の雰囲気が暗かったり洗練されていなかったりすると、同じ言葉で企業の魅力を語っても相手に与える印象は半減してしまいます。

説明会参加者が新たな顧客となる可能性も

会社説明会に参加するのは就活生がメインですが、採用に至り社員として活躍する人か、そうでないかの2択とは限りません。入社しなかった人がその後、企業の顧客となる可能性もあり得ます。

その業界に興味を持つ人であれば、競合他社の採用試験を受けていたり、取引先企業に入社したりすることも十分考えられるでしょう。会社説明会で企業のファンになり、個人的に企業の商品やサービスを利用してくれるようになるケースもあるかもしれません。

つまり、会社説明会の印象によっては、将来的なビジネスチャンスを逃してしまう可能性もゼロではないということです。自分たちだけが選ぶ立場にあると思い込まず、参加してくれた相手にできるだけ好印象を残すことが大事です。丁寧な対応に加えて、場所の雰囲気も説明会の印象を大きく左右します。参加者目線に立ち、自社のイメージアップにつながる会場選びを心がけましょう。

■【会社説明会】会場の選びのポイント3選

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会社説明会の会場を選ぶときはどのようなポイントに気を付ければ良いのでしょうか。ここでは会場選びのポイントを2つ紹介します。

好立地の会議室を選ぶ

会社説明会を実施するうえで、会場のアクセスの良さは非常に重要です。会社説明会となると、近くの学生だけでなく遠方からの参加も少なくありません。そのエリアに詳しくない人も多く含まれる可能性が高いため、主要駅からのアクセスが良く、わかりやすい場所にあるのが理想的です。

アクセスが良い場所での開催は、企業担当者にとっても好都合です。駅から近く経路もわかりやすい会場であれば、参加者が途中で道に迷う、遅刻するなどの心配がなくなります。フォローする企業側の担当者の負担も軽減されるでしょう。

会場の予約は早めに行なう

業種や企業の規模によっても異なりますが、会社説明会はどの企業も大体同じような時期に開催することが多い傾向があります。

特に日本経済団体連合会に加盟している企業では、採用活動に関する広報活動開始日についてのルールがあり、企業間で足並みをそろえることが前提になっています。

条件の良い会場は早いうちに埋まってしまうこともあるため、社内で会社説明会の開催時期が決定したら、なるべく早めに予約をしておくのがおすすめです。また、部屋を押さえるときは、前後の準備と片付けの時間も含めましょう。

インターネット予約に対応しているところであれば、インターネット上で手続きを完結できます。

想定人数より広めの会場を用意する

想定以上に多くの参加者が集まるケースも少なくありません。部屋を予約するときは、想定される人数よりも少し広めの会場を用意するのがよいでしょう。

座る場所が足りないと学生が立ったまま説明を聞かなくてはならず、資料を見るのも大変になってしまいます。収容しきれない場合は入室を断らなければならないでしょう。想定外の人数への対応によって段取りに変更が生じるなど、スムーズに進行できなくなるリスクも懸念点です。

会場を確保する際は、具体的な広さやレイアウト変更の可否なども併せて確認しておきましょう。レイアウトを変えることで、より多くの人数を収容できる場合もあります。

■会社説明会の会場に貸し会議室を選ぶメリット

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会社説明会の会場には貸し会議室を選ぶ企業も珍しくありません。ここでは、貸し会議室で説明会を行なう4つのメリットを紹介します。

好アクセスで参加しやすい

会社説明会は自社をアピールする絶好の機会ですので、参加者は多いほうがよいでしょう。多数の応募が集まれば、優秀な人材を確保できる可能性も高まります。

貸し会議室は、最寄りが主要駅であったり、駅から歩ける場所にあったりと、アクセスの良い立地にあるケースがほとんどです。交通の便が良く、移動の手間や負担が少なければ、その分だけ参加しようと思う人が増えます。遠方からも足を運びやすくなりますし、複数企業の会社説明会の掛け持ちもしやすくなります。

会社説明会が盛況であれば、就活生に対して人気の高い企業というイメージも醸成できるはずです。

規模に合わせた部屋が選べる

会社説明会に最適な部屋の広さは、会社の規模によって異なります。参加人数が少ないにも関わらず部屋が広いと閑散として見え、人気がない印象を与えてしまうかもしれません。もっと狭い部屋にして節約できたはずの費用も無駄になってしまいます。逆に部屋が狭すぎると、参加者に窮屈な思いをさせてしまうでしょう。

その点、貸し会議室であれば、豊富な選択肢のなかから企業ごとの規模に合う広さの部屋を選べます。

また、目的によっても適した部屋を使い分けられます。例えば、会社説明会は100名以上を収容できるような大会議室で行ない、後日の個別面談やグループ面接は10名程度の小さめの会議室を使うなどのやり方です。その後の選考過程でも場所を変えなくて済むのは、企業側と就活生の双方にとって効率的です。

設備が充実している

貸し会議室の多くは、プロジェクターやマイク、スクリーン、インターネット回線、机など、会社説明会で必要になる備品や設備が充実しています。メンテナンスも行き届いているため、進行中に機材トラブルが起きる心配も基本的にありません。

既存の備品や設備を利用できれば、最初から自分たちでそろえるよりも費用を抑えることが可能です。ただし、使いたい会議室にどのような設備がそろっているのか、またどこまでが部屋の使用料に含まれてどこからがオプションになるのかを事前に確認しておくことが大切です。

会場に備品がない場合は、駐車場やエレベーターなど、施設全体での設備充実度を確認しておきましょう。近くに駐車場がなかったり、エレベーターが使えなかったりすると、備品の持ち運びに余計な手間がかかります。

会場によっては誘導・設営をしてくれる

会社の規模によっては、人事担当者が採用業務とそのほかの業務を兼務しているケースもあります。貸し会議室のなかには、会社説明会当日の学生の誘導を依頼できるところもあります。

多くの学生が出入りする会社説明会では、不測の事態が発生するケースも想定されます。その会場に詳しい常駐スタッフがいれば、予期せぬ状況にも柔軟に対応でき、当日の進行にも支障をきたさずに済むでしょう。

このほか、使用用途に合うレイアウト変更をはじめ、会場設営なども常駐スタッフに任せられる場合もあります。ただし、別途料金がかかるケースが多いため、事前に確認しておきましょう。

まとめ

会社説明会は自社の魅力をアピールし、応募者を増やすための大事な場です。参加する学生にとっての利便性や印象も十分考慮したうえで、適切な会場を選びましょう。自社に適切なスペースがない場合には、交通の便が良い貸し会議室を活用するのがおすすめです。

アットビジネスセンターでは、東京や神奈川、大阪エリアにおいて主要駅から近い会議室をとりそろえています。収容人数も数名~200名を超えるものまでと幅広く、企業規模や使用用途に適した会議室をお選びいただけます。

空いていればご予約前に無料で会場を見学いただくことも可能ですので、部屋の雰囲気や席数、備品などを確認したい方はぜひお問合せください。

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