貸し会議室を借りる際の重要な検討ポイントの一つに、部屋の広さがあります。参加予定者数と収容人数とが合わない部屋を借りると、やりたかったことや目的が十分に達成できないという結果につながりかねません。
ただし、部屋の大きさを決めるポイントは利用者数だけではありません。会議室で行なう内容によっても、必要な広さは違ってきます。
そこで今回の記事では、用途別に貸し会議室の適した広さを解説します。
■会議室の広さを決める際のチェックポイント
借りる会議室の広さを決めるときには、以下の3点をチェックしておきましょう。
参加人数
会議室を借りる場合、大体の目安としての収容人数が記載されていることがほとんどです。そのため、あらかじめ参加人数を把握しておくと会議室の広さを決めやすくなります。
収容人数と参加人数のバランスがとれていることも大切です。参加人数に対して小さすぎる会議室を避けることはもちろんですが、広すぎてもがらんとした寂しい印象を与えかねません。会議やイベントの雰囲気に支障が出る可能性もあるため、ちょうど良いサイズ感の会議室を選ぶようにしましょう。
ただし、飛び入りの参加者がいる可能性がある場合は、少し余裕をもって人数を見積もっておくとよいでしょう。
机・イスのサイズ
机やイスのサイズを把握しておくと、部屋の広さを決めるときに役立ちます。一般的に、部屋の広さは「机の幅の2倍以上」が必要といわれています。そして、机と机の間や机と壁の間を人が通れるようにする場合は、スムーズに通行できる幅の確保も必要です。動線となる通路は、それぞれ800mm～1,200mmを目安として見積もりましょう。
机・イスのレイアウト
机やイスをどのように配置するかによっても、必要な広さは変わってきます。レイアウトは、会議室の用途ごとに適した形があります。同じ参加人数でもレイアウトによってはデッドスペースが生まれるものもあり、人数以上に部屋の広さが必要となるケースがあることも考慮しておきましょう。また、イスを引いた際に余裕をもって立ち上がれる幅や、イスの後ろ側を人が通れるスペースを確保することもポイントです。
併せて、机・イス以外に機材などが必要な場合、その置き場所も含めて検討します。例えば、ホワイトボードを設置する際は、ボード前を通行できるスペースも確保しましょう。
机やイスの具体的なレイアウトパターンについては、次章で詳しく解説しますので参考にしてください。
■【用途別】会議室のレイアウト例
会議室の広さを決める際には、机・イスのレイアウトが一つの要素になります。会議の内容によって適した形は異なるため、どのような会議を行なうかを明確にして判断しましょう。
ここでは、会議室の用途別に適しているレイアウトを具体的に紹介します。
小規模会議・商談
二者間での小規模な会議や商談には、対面形式のレイアウトが適しています。同社・同グループの参加者は横に並びにし、相手側と向き合う形に配置しましょう。テーブルを挟んで両者が対面するため、顔を見ながら意見交換ができるメリットがあります。
ただし、このタイプのレイアウトは人数が増えるほど横に長くなり、机の両端に座る参加者同士の距離が離れてしまうため、大人数での会議には向いていません。参加者全員が会話に参加できるようにするためには、比較的小さめの部屋を利用した少人数による開催がおすすめです。
参加人数ごとに必要となる広さは以下のとおりです。
・4～6名規模：10平方メートル前後
・10名前後：20平方メートル～30平方メートル程度
グループディスカッション・ブレーンストーミング
新人研修や小規模会議などにおいて、ディスカッションやブレーンストーミングを行なう場合は、島型（アイランド型）のレイアウトが適しています。机を囲んで参加者が丸く座って「島」を作る配置で、少人数が対等な立場で話し合う際に向いています。
1つの部屋の中で複数の島を作って同時進行でディスカッションなどを行なう場合は、島同士の距離は多少離れているほうがよいでしょう。
参加人数ごとに必要となる広さは以下のとおりです。
・4～6名規模：10平方メートル前後
・10名前後：20平方メートル～30平方メートル程度
プレゼン・企画会議
プレゼンや企画会議に適しているのが、コの字型のレイアウトです。コの字型では、プロジェクター、ホワイトボードなど、参加者全員が同じものを見ながら会議を進行できます。コの字のなかにプロジェクター機器なども配置でき、参加者同士でお互いの顔も見えるため、意見交換もしやすいでしょう。
ただし、参加人数が増えるとコの字が大きくなって前方のスクリーンなどが見えづらくなるほか、参加者同士が遠くなり議論をしづらくなります。そのため、小～中規模程度までの会議で取り入れるのがよいでしょう。
参加人数ごとに必要となる広さは以下のとおりです。
・4～6名規模：10平方メートル前後
・10名前後：20平方メートル～30平方メートル程度
・20名前後：30平方メートル～50平方メートル程度
重要度の高い中～大規模会議
重要度の高い中～大規模の会議の場合、参加者が内側を向く口の字型の配置が適しています。参加者全員の顔が見えつつ、距離感も適度に取れるレイアウトです。どの席に座っても全員の顔が見えると、緊張感をもって議論できることから、重役会議や国際会議のような要職者の会議でもよく使われています。一方で、気軽にコミュニケーションを取ったり、意見を出し合ったりする場には向いていません。
口の字型は、内側がデッドスペースになるため、利用の際は広めのスペースを確保しましょう。
参加人数ごとに必要となる広さは以下のとおりです。
・10名前後：20平方メートル～30平方メートル程度
・20名前後：30平方メートル～50平方メートル程度
セミナー・講演会
セミナー・講演会・講習会のように発表する人が前方に立ち、複数の参加者がそれを聞く形であれば、スクール形式の配置が適しています。小学校の教室のように、全員の机とイスが前を向いた配置です。
このレイアウトでは、発表者が参加者の顔を見ながら講義を進行できます。参加者の正面に発表者やホワイトボードが見えることから集中して話を聞きやすいため、報告をメインとした会議などで利用するのもよいでしょう。ただし、参加者同士が対話するには不向きな形です。
参加人数ごとに必要となる広さは以下のとおりです。
・20名前後：30平方メートル～50平方メートル程度
・30名前後：40平方メートル～60平方メートル程度
入社式・報告会
入社式や報告会などの開催には、シアター形式がおすすめです。シアター形式はスクール形式から机を撤去した形となり、映画館のようなレイアウトに近しいといえるでしょう。発表・報告・入社式など、多くの参加者に向けて一方的に話す集まりに適しています。
机がないためメモを取る際などには不便ですが、一度に多くの人数が参加できるのがメリットです。また、机を撤去しているため壇上と参加者との距離感が近く、大人数の割にコミュニケーションが取りやすいというメリットもあります。そのため、質問を積極的に受け付けたいイベントなどにも利用されています。
参加人数ごとに必要となる広さは以下のとおりです。
・20名前後：30平方メートル～50平方メートル程度
・50名前後：60平方メートル～80平方メートル程度
・100名規模：140平方メートル以上
※ソーシャルディスタンスを行う場合は、必要な広さの2倍程度の広さにすることをおすすめします。
会議室を選ぶ際は、参加人数の観点だけでなく、用途に応じた広さの部屋を検討する必要があります。ただし、スペースは広ければ良いというわけではありません。会が円滑に進み、目的が達成されるために適した広さの部屋を選びましょう。
アットビジネスセンターでは、さまざまな広さの会議室をご用意しています。少人数の会議から大規模セミナーまで、最大限の成果を出すためのスペースをご提供可能です。ぜひ、目的に合わせてご利用をご検討ください。
