会議と一口にいっても、いくつかの種類に分類できることはご存知でしょうか。せっかく会議を行ったとしても、参加者が意味を理解していなかったり集中できていなかったりすると、会議を開催する意義が薄れてしまいます。参加者にとって有意義な時間にするため、会議のゴールにたどり着くために、会議の種類とその特徴についてポイントを押さえておきましょう。
目標別に仕分けられた会議の種類
まずは会議を目標別に分類し、それぞれの会議の具体的な内容、会議を行う意義やメリットについて解説します。
報告や連絡のために行う会議
各人、各部門の状況や案件の進捗状況、抱えている問題などを報告し、会議の参加者同士で情報を共有するために行う会議です。報告と連絡を徹底することで、組織の方向性を見直したり、今後のスケジュールを調整しやすくなったりします。
コーチング会議
コーチング会議は、上司や先輩が部下を教育するために行われます。仕事内容を理解しきれていない新人の教育を、大勢の人が参加する会議中に教育するわけにはいきません。コーチング会議を個別に開催し、社内のトラブルの解決方法や過去の事例、仕事のコツなどを共有しておくことが大切です。新人のスキルが向上することで、会議中の無駄がより軽減されるでしょう。
アイデア出し会議（ブレーンストーミング）
参加者同士で意見や考えを出し合い、新しいアイデアを生み出す会議です。この会議はブレーンストーミングとも呼ばれます。アイデアの質にこだわりすぎず、できるだけ数多くのアイデアを出すことを優先しましょう。他の人のアイデアに刺激を受け、一人で考えているだけでは思いつかなかった柔軟な発想が生まれるかもしれません。
問題解決のための会議
現在抱えている問題に対して話し合い、有効な対策を実行するための会議です。問題に至った原因をチェックし、生じている不安を解消するための具体的な方法を考えていきます。一時しのぎの対策にならないように、根本的な原因を見出した上で解決策を模索することが重要です。
問題発見のための会議
今後発生しそうなトラブルを予測し、事前に予防するために行います。現場で作業する人の意見を元にリスク削減の手立てを考えたり、当事者が発見できていない問題を抽出したりすることが可能です。早期に問題を発見しておくことで、今後大きなトラブルにつながるのを阻止できるでしょう。
意思決定のための会議
参加者同士で話し合うだけでなく、最終的なゴールとして意思決定を行います。会議の目的を参加者で共有するためにアジェンダや資料を用意し、決定権を持つ者を明確に定めることで、意思決定までスムーズにたどり着けるでしょう。
スケジューリング会議
多くの人が関わるプロジェクトにおいては、スケジュール管理が非常に重要です。スケジューリング会議を行うことで、事業状況を共有しつつ全体のスケジュールを調整できるようになります。
会議の種類を理解し、それぞれの目的を正しく認識することの大切さ
無駄な話し合いを極力減らすためには、参加者が会議の種類を理解した上で、会議のゴールを適切に把握することが重要です。ここでは、会議の目的を認識することの大切さとメリットについてご紹介します。
無意味な会議で時間を浪費しないために
会議の種類と目的が理解できていなければ、会議の方向性が毎回まとまらず、無意味に時間を浪費するケースが多くなってしまいます。当事者意識を持てずに居眠りをしてしまったり、集中力を欠いてしまったりして、会議の時間を有意義に使えない参加者が出てくるのが問題です。会議の成果が今一つであれば、「参加者同士で会議の目的を共有できているか」という点を再度見直してみましょう。
会議の目的を正しく認識するメリット
参加者が会議の目的を正確に認識できるようになれば、どのような姿勢で会議に臨めばよいかが分かるようになります。たとえば報告や連絡のために会議を行う場合、目的がはっきりしていれば事前に自分の担当範囲の情報を準備できるでしょう。質問に即座に答えられるようになり、スムーズな会議進行が可能となるのです。
対面の会議の方がよいケースもある
コーチング会議やアイデア出し会議においては、対面での会議の方が進行しやすい場合もあります。問題解決のための会議では、参加者の間で危機感を共有できることが功を奏し、迅速な解決へとつながるケースも多いのです。オンラインでの会議は非常に便利ですが、会議の種類によっては会議室で直接顔を合わせた方がよいケースがあることを知っておきましょう。
会議をファシリテートする上で重要なこと
最後に、会議をスムーズに進行するための注意点について解説します。ファシリテートをする際には、以下の点に気を付けましょう。
会議の目的を参加者全員で共有する
会議の目的を明確化し、ファシリテーターだけでなく参加者全員で共有することを徹底します。役割分担を明確にして、会議への参加意欲を高めることが大切です。このような配慮だけでも、会議に臨む参加者の意識を大きく変えられるでしょう。
会議コストを認識し、開催の必要があるかを考える
会議を開催すればするほど利益が生まれるわけではなく、無駄な会議はなるべく削除していかなくてはなりません。参加者一人一人が会議にかかるコストを正しく把握すること、費用対効果を意識すること、会議のゴールを理解することが大切です。また、会議を開催するとなると参加者の時間を消費してしまいます。会議を開く前に、「会議を開く必要性があるのか」という点を考えておきましょう。
なぜその人の参加が必要なのかを明確に説明できるようにする
会議の参加者を選出する際には、きちんとした理由付けを行いましょう。会議の目的に合った人選でなければ、有意義な発言ができない人が出てきてしまいます。
また、特定の人だけが発言できる状況となるのも避けなくてはなりません。さまざまな立場から参加者同士が意見をぶつけることで、独断では実行の難しい解決方法を得られるでしょう。ファシリテーターは特定の人物の独演会とならないよう、場の雰囲気をコントロールする必要があります。
会議にはアイデア出し会議、問題解決会議などさまざまな種類があります。会議の種類と目的を参加者全員が理解することで、時間の無駄を削減しスムーズに会議を進行できるようになるでしょう。
会議をファシリテートする際には、会議の目的やコストを意識させ、参加者を厳選することが重要です。参加者全員にとって有意義な時間となるよう、以上の点を理解した上で会議を行いましょう。
