テレワーク推進に一役買っている「WEB会議」とは?導入メリットや必要機材を解説!

近年は働き方改革やインターネット通信技術の発展などの理由により、テレワークの導入を検討する企業が増えてきました。テレワークとは時間や場所に縛られず、所属するオフィスから離れて仕事を行うことを指します。テレワークを実現するために必要なのが、情報通信技術を活用したWEB会議の導入です。今回は、WEB会議の概要やメリット、普及の理由や機材について説明します。

WEB会議とは?WEB会議を導入するメリット

まずは「WEB会議とは一体何なのか」という点について、導入のメリットとあわせて見ていきましょう。

WEB会議とは

WEB会議とは、インターネットを使って離れた人と会議を行うツールのことです。音声やチャットでコミュニケーションを取り、映像や資料共有なども行えます。パソコンやスマートフォン、タブレットなど、インターネット通信が可能なデバイスから参加可能です。WEB会議用の専用アプリを使えるため、テレビ会議よりも簡単に導入できます。

テレビ会議とWEB会議の違い

テレビ会議とWEB会議は「オンライン会議」としてまとめられ、離れた場所をつないで「話す・聞く・見る」のコミュニケーションを行える点で共通しています。ただし、WEB会議は単なる「テレビ会議のWEB版」というわけではありません。テレビ会議の場合は、専用の部屋と設備を常設して運用されることが多いです。専用回線や機材を準備して通信を行うため、音声や映像の送信も安定しています。ただし、専用回線や機材などのコストが大きいこと、テレビ会議用の部屋が空いているときにしか利用できないことがデメリットとされます。

一方、WEB会議の場合はインターネットさえ使える環境であれば、屋外・屋内を問わず、いつでもどこでも使用可能です。コスト面での問題も少なく、インターネット通信のできるデバイスとWEBカメラがあれば、初期費用をあまりかけずに導入することができます。

WEB会議を導入するメリット

WEB会議を導入すれば、以下の点でメリットがあります。

・ 参加者の居場所を問わず、会議を開催できる
・ 移動時間やコストを削減できる
・ 顔を見ながらスムーズに意思疎通できる
・ 複数人でのスケジュール調整を簡単に行える
・ 業務効率化、生産性向上につながる

インターネットを活用することで、国外の人とも気軽に会議を行えるようになりました。WEBカメラを通してコミュニケーションができるため、やり取りもスムーズです。顔を合わせる必要性がなければ、チャットツールを使って連絡することもできます。

さらには場所を問わないためスケジュール調整がしやすく、移動時間など無駄な時間もかかりません。コスト削減、業務効率化、生産性向上など、WEB会議にはさまざまなメリットがあります。

WEB会議の普及の背景

続いては、WEB会議を導入する企業が増えつつある背景について解説します。

通信インフラの発達

以前はインターネットの通信料が高めに設定されていたため、音声や映像を大量に通信するのが難しい状況でした。しかし現在では技術革新が進み、インターネットの使い放題プランなども選べるようになっています。WEB会議での音声や映像の遅延が少なくなり、コミュニケーションも以前より取りやすくなりました。

インターネット通信可能なデバイスが普及

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットが普及したことも大きく関係しています。インターネットが多くの世代に浸透してきたため、WEB会議の実現も比較的スムーズになりました。

「働き方改革」や「業務効率化」

日本政府は「働き方改革」を掲げ、企業に対してテレワークの導入を推奨しています。また、少子高齢化による労働力不足に対応するため、さらなる「業務効率化」が求められているのが現状です。このようにテレワークを導入する企業が増えつつある中で、必然的にWEB会議の普及が進んでいます。

WEB会議導入のために必要なもの

最後に、WEB会議に必要な機材についてチェックしていきましょう。

基本的な機材

WEB会議を導入するために、以下の機材を準備します。

・ デバイス(パソコン・スマートフォン・タブレットなど)
・ WEBカメラ
・ ヘッドセット

デバイスにインカメラが付いていれば、WEBカメラの代用として使用することも可能です。また、ヘッドセットについてはマイク付きイヤホンを代用することもできますが、Bluetoothなどの無線接続の場合、通信が安定しないこともあります。ストレスなくWEB会議を行いたいなら、有線接続を利用する方がよいでしょう。

会議の形態に応じて必要なもの

会議の形態や人数によっては、デバイス・WEB他の機材を用意した方がよいケースもあります。たとえば、一つの会議室で複数人が話し合う場合は、双方向の会話ができるマイクスピーカー、大人数を映し出せる広角レンズのWEBカメラを用意するのがおすすめです。大画面の液晶ディスプレイを用意すれば、WEB会議の参加者が画面を確認しやすくなるでしょう。

まとめ

WEB会議を活用すれば、離れた人とも簡単にコミュニケーション可能です。場所を問わずに会議を開催できるため、職種によってはオフィスに出勤する必要性がほとんどなくなります。通信インフラの発達や政府主導の働き方改革などの理由により、今後もテレワークを導入する企業が増えていくでしょう。

WEB会議はパソコンやスマートフォンなどから簡単に接続でき、必要な機材を揃えるのも簡単です。テレビ会議よりもコストをかけずに始められますので、テレワーク化の際には導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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