貸し会議室の運営代行の役割・利用するメリット

自社に立派な会議室があったとしても、使う頻度が少なく、最大限まで活用できていないケースも多いものです。「会議室の空き時間を有効活用したい」という場合は、貸し会議室の運用を検討してみてはいかがでしょうか。今回は、貸し会議室とは何か、あなたの代わりに会議室を貸し出す運営代行の役割・メリットについてご紹介します。

そもそも貸し会議室とは?

まずは、貸し会議室とはどのようなサービスなのかを把握しておきましょう。

貸し会議室とは

貸し会議室とは、会議室のレンタルサービスのことです。必要なときにだけ、時間単位で会議室を使うことができます。貸し会議室という名前のサービスですが、会議や打ち合わせ以外の目的で使用する人も多いです。
たとえば、企業関係のセミナーやイベント、学校の試験・面接や、展示会の開催場所としても使用されます。習い事の集まりで活用するなど、企業でなく個人が申し込むケースもあります。

ユーザーが貸し会議室を利用するメリット

ユーザーが貸し会議室を利用する際、どのようなメリットを享受できるのでしょうか。次の項目では、想定されるメリットについて見ていきましょう。

・ 目的に合わせて都合のよい場所を選べる
貸し会議室であれば、目的に合わせて好きな場所の会議室を選べます。他の予定との兼ね合いで場所を調整したり、駅近で利便性を優先したりと、都合に合わせて自由に選ぶことが可能です。会議用のシンプルな部屋もあれば、カフェのようなおしゃれな会議室もあります。目的に応じた場所を選ぶとよいでしょう。

・ ニーズや利用人数に合わせて部屋を選択できる
会社に会議室が設置されていたとしても、会議の参加者が多すぎて部屋に入り切らない場合は、別の場所を探すしかありません。また、キャパとしては対応可能でも、先約が入っていて利用できないこともあります。そんなときには貸し会議室で借りるのがおすすめです。ニーズや利用人数に合った部屋を選ぶことができるので、費用面でも無駄がありません。

・ 便利な設備や備品が用意されている
貸し会議室にはテーブルやイスが用意されており、レイアウトを変更して使用することができます。パソコンや音響設備、プロジェクターなど、使用目的に合わせて便利な設備や備品を借りることも可能です。これらの備品は部屋の利用料金に組み込まれていることもあれば、オプション料金として別途請求されるケースもあります。会議室をレンタルするなら、設備や備品についても確認しておきましょう。

貸し会議室の運営代行が担う役割・運営代行に任せるメリット

「会社の使っていない会議室を有効活用したい」「貸し会議室を運営しているが収益が伸びない」と考えているなら、貸し会議室の運営代行業者に相談し、力を借りるのも一つの方法です。

貸し会議室の運営代行が担う役割としては、以下の項目が挙げられます。

・ 貸し会議室の広告・集客
・ 貸し会議室の運営(予約受付・管理)
・ 貸し会議室の電話・メール問い合わせ対応(見積作成含む)
・ 貸し会議室の会場設営・サポート
・ 貸し会議室の請求・入金管理代行(請求書・領収書発行)

空室を利用して収益を上げたいと考えても、貸し会議室の運営にかかる人材コストが気になる方もいらっしゃるでしょう。運営代行業者に依頼すれば、これらの業務を代わりに業者が行います。時間や手間をかけることなく、貸し会議室を運用して収益を上げることが可能です。

「ハッチ・ワーク」の強み

貸し会議室に興味があるなら、ハッチ・ワークの貸し会議室「アットビジネスセンター」を利用してみるのがおすすめです。会議室としての利用はもちろん、イベントやセミナー、研修、習い事、ワークショップなどさまざまな用途で使えます。

運営実績12年のノウハウ

ハッチ・ワークは2008年に貸し会議室事業をスタートさせました。池袋駅前本館会場から運営をスタートし、その後都内に拠点を広げていきます。2016年には関西・横浜方面にも進出。貸し会議室の運営実績は12年となり、リピートビジネスのノウハウを順調に構築してきました。

さまざまなサービスを導入

ハッチ・ワークでは豊富なサービスを用意し、利用者の満足度を高める工夫を行っています。たとえば、貸し会議室業界初の試みとして「音楽のある会議室」サービスが導入されました。BGM用小型Bluetoothスピーカーが部屋に用意され、無料で使えるようになっています。

また、集客効果の高さも見逃せません。貸し会議室の予約問い合わせは、9割以上が「WEB検索→WEB予約か電話予約」という流れです。ハッチ・ワークでは「利用したい立地×会議室」で検索したときに上位表示できるよう、必要な施策を行っています。そのため、多くのユーザーに検索(利用)していただくことが可能です。

まとめ

貸し会議室は、目的や利用人数に合わせて好きな部屋を選べるため、エンドユーザーにとってもメリットの大きいサービスです。貸し会議室の運営代行業者に依頼した場合、集客や予約管理、問い合わせ対応、入金管理など面倒な業務を行う必要はありません。もし使っていない会議室があるなら、12年の運営実績のある「ハッチ・ワーク」にぜひご相談ください。

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