わかりやすい会議資料の作り方!やってはいけないダメな例とあわせて紹介

会議の内容をより深めるためには、わかりやすい会議資料を作成することが重要です。とはいえ、会議の資料作りに必要以上の時間をかけるのは避けたいものです。参加者に伝わりやすい資料を作成するためには、作り方のポイントを押さえておく必要があります。

今回はわかりやすい会議資料によって得られる効果や作り方のコツ、やってはいけないダメな例をご紹介します。

わかりやすい資料を作ることで得られる効果

まずは会議資料を作ることによって、どのような効果が得られるのかをチェックしていきましょう。

会議の内容が理解しやすくなる

会議資料を配布することで、参加者が会議の内容を理解しやすくなります。プレゼンテーションの際に、口頭だけですべての情報を正しく伝えるのは難しいものです。たとえ口頭でわかりやすく説明していたとしても、参加者が聞き逃してしまうこともあります。内容の整理された会議資料が用意されていれば、口頭で説明しづらい部分や聞き逃した箇所を補完してもらうことも可能です。

参加者の理解が進み、意思決定が迅速になる

会議資料が見づらかったり、情報量が多いばかりで内容が整理されていなかったりすると、内容を理解するだけでも時間がかかってしまいます。スムーズに読み込めなければ、内容について話し合う時間が少なくなり、意思決定にまでたどり着かないケースも出てくるでしょう。意思決定を迅速に行うためにも、理解のしやすい資料作りにこだわる必要があります。

発表者が事前に会議の内容や進め方を把握できる

会議資料は、参加者のためだけに作成するわけではありません。発表者が会議をスムーズに進めるためにも非常に重要です。参加者にとってわかりやすい資料作成を心がけることで、議題に対する理解度が深まり、自然とプレゼンテーションの質を高めることができるでしょう。

わかりやすい会議資料の作り方のコツ

わかりやすい会議資料を作りたいなら、以下のポイントを理解しておきましょう。

【表紙】必要不可欠な要素を押さえる

会議資料の表紙には、「資料のタイトル・会議名・日付」などの基本事項を記載します。会議資料は修正が入ることもありますので、最終更新日を必ず記載しておきましょう。必要不可欠な要素を表紙に入れておくことで、「会議資料に何が書かれているか」「会議の内容は何か」「最新版の資料であるのか」が一目でわかるようになります。

【内容①】基本的な構成の順に内容を組み立てる

資料作成の前に、まずは基本構成を考える必要があります。参加者が理解しやすい構成例は、以下の通りです。

① イントロ(課題や原因を提示)
② ボディ(解決策・提案・効果・メリットの説明)
③ エンディング(結論やまとめ)
④ アペンディックス(補足資料)

ただ資料を並べるだけでなく、この構成に従う形で論理的にまとめてみましょう。

【内容②】5W2Hに従って情報をまとめる

会議資料をまとめる際には、「5W2H」を組み込むことが大切です。「Why(なぜ)・What(何を)・Who(誰が)・Where(どこで)・When(いつ)・How(どのように)・How Much(いくら)」の7項目を意識してみましょう。ただし、どの項目が必要であるかは会議によって異なります。情報について明確に答えられるよう、なるべく具体的な内容を記載しましょう。

【内容③】箇条書きを有効活用し、1項目は13文字以内にする

会議資料を長文ばかりで作成すると、参加者が読み込むのに時間がかかってしまいます。箇条書きを適宜利用し、要点をまとめておくことが大切です。

箇条書きの文字数は、1項目で13文字以内を目安とするとよいでしょう。というのも、人間が一目で認識できる文字数の上限が13文字程度といわれているからです。

【ビジュアル】パッと見て理解できる資料を心がける

人間が紙媒体をチェックする際、目の動きは「左上→右上→左下→右下」のように「Z」の形を描きつつ視線が動くといわれています。この視線の動きは「Zの法則」と呼ばれるものです。会議資料の内容を伝わりやすくしたいなら、この「Zの法則」を使ってみるのも一つの方法です。
数値について説明するときは、文字だけで資料を埋めるのではなく、簡単なグラフを挿入してみましょう。写真やイラストを使い、イメージしやすくするのも効果的です。

ダメな会議資料の例

最後に、参加者に伝わりづらいダメな会議資料の例を見ておきましょう。

文字が小さすぎる

「自分にとって見やすいサイズ」ではなく、「誰にとっても見やすいサイズ」を意識することが大切です。会議には幅広い年齢層の人が参加することもありますので、適切なサイズを選択しましょう。

装飾に凝り過ぎている

資料を見やすくする工夫は大切ですが、必要以上に装飾する必要はありません。重要なポイントを目立たせようと、過剰に色を使ってしまうケースもあります。色を使い過ぎるとポイントがぼやけてしまうので、なるべく3色以内に抑えておきましょう。

ページ数が書かれていない

資料にページ数が書かれていなければ、見たいページを探しづらくなってしまいます。資料の数が膨大なときには、特に注意が必要です。会議をスムーズに進めるためにも、資料には必ずページ数を記載しておきましょう。

適切なグラフが使えていない

数値を見やすくしたいなら、グラフを利用するのが効果的です。とはいえ、重要度の低いグラフを大量に並べてしまうと、逆に資料が見づらくなってしまいます。

まとめ

会議資料を用意するなら、参加者にスムーズに理解してもらえるよう、作り方のコツをおさらいしておきましょう。基本的な構成や情報のまとめ方を知ることで、より伝わりやすい資料に仕上がります。会議の効率化を図るためにも、今回ご紹介したポイントをぜひ参考にしてみてください。

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