効率的な会議に必須のアジェンダとは?アジェンダの意味と書き方、注意点をあわせて解説

何の準備も行わずに会議を始めるとなると、参加者の話が脱線しやすくなり、会議の目的を達成できないままタイムオーバーになりがちです。会議の方向性を定め、スムーズに進行するためにも、「アジェンダ」を上手に活用してみましょう。本記事では、アジェンダの意味や書き方、注意点などを解説します。

そもそも「アジェンダ」とは?アジェンダを設ける目的

そもそも、アジェンダという単語を聞いても、何を意味しているのかが分からない人もいるかもしれません。まずは、アジェンダの意味・設定する目的についてチェックしていきましょう。

アジェンダの意味

アジェンダ(agenda)には「予定表」という意味があり、スケジュールや行動計画を示す言葉として使われます。会議におけるアジェンダは、会議を滞りなく行うために作成される進行表のことです。アジェンダには会議の議題(テーマ)や出席者など基本事項が書かれており、おおまかな流れや時間配分が分かるようになっています。

アジェンダは会議の参加者に事前通知する

アジェンダは会議をスムーズに行うためには欠かせないものです。しかし、アジェンダを会議のスタート時に配布するとなると、その価値が半減してしまいます。アジェンダを作成したら、参加者に事前通知しておくことが大切です。事前にアジェンダを共有することで、議題に対する準備も整い、会議中も効率的に話を進めることができるでしょう。

アジェンダを設ける目的

アジェンダを作成する目的としては、以下のようなものが挙げられます。

・ 会議の目的を明らかにするため
・ 会議で決定すべき内容を周知するため
・ 会議をスムーズに進行するため

連絡・報告のための会議や、何かを決定するための会議など、会議の目的はさまざまです。参加者が何を発言すべきか、最終的に何を決定すべきかが分かれば、別の話題に逸れることなく、会議をスムーズに進行できるでしょう。

アジェンダがもたらすメリット

アジェンダの作成によって、どのような効果が期待できるのでしょうか。アジェンダがもたらすメリットについて、詳しく見ていきましょう。

会議の目的や決定すべき内容が定まる

アジェンダによって会議の目的や決定すべき内容が周知され、会議のゴールが明確化されます。無駄な話し合いを削減し、参加者の意識をまとめやすくなるでしょう。

会議の生産性を高め、効率的に議論できる

アジェンダを活用することにより、会議の生産性を高めることが可能です。参加者が会議前にアジェンダを確認しておくことで、会議に向けての準備を行えます。議題の把握に手間取ることなく、効率的に議論できるようになるでしょう。

限られた時間を有効に使える

会議を予定通りに終えるためには、結論を出すまでにどれくらいの時間をかけられるのか、という点を参加者が意識しておく必要があります。アジェンダの時間配分を参照することで、会議中の限られた時間を有意義に使えるようになるでしょう。また、司会進行がしやすくなるのもメリットです。

会議後の行動・方向性が分かりやすい

アジェンダで会議の議題や目的が明確に示されていれば、密度の高い議論を展開しやすくなります。実りのある会議ができたら、アジェンダには会議後の行動まで記しておきましょう。必要な行動や方向性を明らかにしておくことで、会議後のタスク管理もしやすくなります。

アジェンダに入れるべき内容(書き方)と注意点

会議の有意義なものにするためにも、アジェンダを有効活用してみましょう。次の項目では、アジェンダの内容と注意点について説明します。

アジェンダの基本構成

アジェンダを作成する際は、以下のような項目を記載しましょう。

・ 会議の名称
・ 開催日時・場所
・ 議題・目的
・ 時間配分(議題の順序など)
・ 参加者(氏名・人数など)
・ 配布資料(アジェンダ以外)

これらの項目を記載したアジェンダを、参加者全員に配布します。修正や変更が発生したときには、すぐにアナウンスできるよう手配できるようにしておきましょう。

アジェンダは会議ごとに用意する必要があります。一度アジェンダを作成したら、次回も使用できるようテンプレートとして残しておくと効率的です。

アジェンダ作成時の注意点

アジェンダを作成する際には、スケジュールを詰め込み過ぎないことが重要なポイントです。というのも、会議の時間に対してあまりに議題の数が多すぎると、一つ一つの話し合いがおろそかになる可能性があるからです。時間に追われ過ぎないよう、スケジュールにはある程度ゆとりを持たせましょう。

アジェンダを参加者に配布するなら、会議が始まる直前に配るのではなく、なるべく早めに事前配布しておくことが大切です。参加者それぞれが準備時間を確保できるよう、余裕のあるタイミングで配布しておきましょう。

まとめ

会議を速やかに進行するためには、アジェンダの活用が欠かせません。会議の目的や決定すべき内容を参加者全員が共有しておくことで、会議の生産性をさらに高めることができるでしょう。

アジェンダはメリットが大きいとはいえ、ただ作成すればよいわけではありません。会議の目的・議題・時間配分などの基本項目を組み込んだ上で、なるべく早めに事前配布する必要があります。無駄な時間を消耗したくないなら、アジェンダを活用して会議の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

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