会議の効率化を図るために実践したいこと

会議に余分な時間をかけることなく、スムーズに皆の意見をまとめるためには、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。本記事では、会議の効率化を図るために実践したいことについて、詳細を説明していきます。

そもそも会議にはどのような目的があるか

会議を滞りなく進行するためにも、参加者全員が会議の目的を正しく認識し、議論の内容を深めていくことが重要です。まずは会議の目的について、どのような種類があるのかを把握しておきましょう。

会議の目的

会議の目的は、「周知」「決定」「提案」の三種類に分類できます。内容の違いについては以下の通りです。

・「周知」のための会議
会議の参加者に対して情報を共有したり、今後の方針やルールなどを周知したりするために行われます。会議を開催する側は、参加者の認識にズレが生じないよう、伝達事項を正確に分かりやすく伝える工夫が必要です。

・「決定」のための会議
今後の方針や方向性を定めるため、会議中に何らかの決定を行います。経営計画や新規事業にかかわる重要な決定の場合、参加者の厳選が非常に重要です。

・「提案」のための会議
複数人でアイデアを出し合い、戦略を練り上げたり新たな案を生み出したりします。いわゆる「企画会議」と呼ばれるものです。参加者が創造性を存分に発揮できるよう、発言しやすい環境を整えておかなくてはなりません。

非効率な会議の例

無駄な時間が多く、非効率になりがちな会議の特徴として、以下の点が挙げられます。

・資料が異常に多い
資料の量が多すぎると、参加者が内容を読み込むのに時間がかかってしまいます。会議中に資料について説明する時間が増え、その分議論にかける時間が少なくなってしまうのが問題です。図解を用いるなど内容を整理し、参加者にとって理解のしやすい資料作りを心がけましょう。

・目的やゴールが設定されていない
会議を効率的に進めるためには、「何のために集まった会議なのか」という点を明確にすることが大切です。会議を開催するなら、ただ参加者を集めて漠然とした内容を話し合うのではなく、目的やゴールを必ず設定しましょう。

会議を効率化するために実践したいこと

次は、会議をスムーズに進行するために実践したいことについて説明します。

アジェンダ・資料を会議前に配布する

アジェンダと資料を作成したら、会議の3日前くらいまでには共有しておきましょう。というのも、配布するのが直前になると、スケジュールの都合でアジェンダと資料を確認できないまま会議に臨む人が出てくるからです。アジェンダと資料はできあがり次第早めに配布し、参加者に内容をチェックしてもらいましょう。

会議の参加者を厳選する

会議の参加者が必要以上に多すぎると、一人一人の意見を聞くだけでも時間がかかってしまいます。会議中に意思決定までたどり着くには、その決定事項に必要な人物だけを厳選して招集することが大切です。参加者には、その会議での役割について事前に伝えておきましょう。「自分がどういう立場であるのか」という点を明確にすることにより、会議に向けての準備がしやすくなります。

会議のゴールを決めておく

会議のゴールが分からなければ、参加者の話し合いに無駄な時間が生じてしまいます。「何について、どこまで話し合うべきなのか」という部分を明らかにし、時間を浪費しないよう気を付けましょう。意思決定のための会議なのか、意見交換のための会議なのか、会議の終着点を決めておき、参加者全員に知らせておくことが肝心です。

発言方法についてルールを決めておく

誰もが自由に発言できるとなると、大人数での会議の場合、場の空気が混沌としやすくなります。発言が複数人で重なったり、一言も発言できない人が出てきたりするのは避けたいものです。「発言をする際は手を挙げ、指名されてから発言する」など、発言する際のルールをあらかじめ決めておきましょう。

会議の効率化に欠かせない「ファシリテーション(司会進行)」のポイント

会議の行方を左右する「ファシリテーション(司会進行)」についてご存知でしょうか。ファシリテーションをする人のことを「ファシリテーター」と呼び、会議の効率化には欠かせない重要な役割を果たします。

ファシリテーターとはそもそもどのような役割か

ファシリテーターは、会議の目的達成のために、参加者が意見しやすい整える役割を担います。ファシリテーター自身が考えている内容を推進するのではありません。参加者の様子に配慮しつつ、合意ができるような結論へと導いていく役割を果たします。

・参加者が発言しやすいよう気を配る
ただ参加者の意見を聞いてまとめるのではなく、発言の少ない人からも能動的に意見を引き出すことが重要です。出席者の発言に偏りが出ないよう、全体のバランスを考慮する必要があります。参加者からたくさんの意見が出ますので、内容を適宜まとめて、重要な意見をピックアップしておきましょう。

・質問力を強化する
会議で求められる内容が難しく、アイデアがなかなか出てこないケースもあります。ファシリテーターは、沈黙の時間が長くならないよう、参加者に質問を振って会議を活性化させます。ファシリテーターと参加者のやり取りの中から、新たなアイデアが生まれることもあるため、質問力の強化が重要です。

・会議マナーを徹底させる
会議マナーにルーズな参加者が多ければ、会議が円滑に進みません。ファシリテーターは居眠りや携帯電話のマナー、発言のルールなど、会議中のマナーを徹底して伝える必要があります。

まとめ

会議の効率化を実現するためにも、会議の目的やゴールを参加者に通知しておきましょう。会議の参加者を厳選し、会議中の発言方法についてルールを決めておくことも重要です。

会議前の準備だけでなく、会議中のファシリテーションも欠かせません。参加者が発言しやすい場となるよう、ファシリテーターに求められる役割を理解しておきましょう。

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