【新卒者向け】わかりやすい会議の議事録の作り方

入社したばかりの新人社員に任せられる仕事として、会議の議事録作成が挙げられます。しかし、多くの意見が飛び交う中で重要な部分を拾い集めなければならないとなると、最初は難しく感じるかもしれません。本記事では、会議の議事録を取る意味や目的、メモの取り方、わかりやすい議事録を作成するポイントについて解説していきます。

会議の議事録を取る意味・目的

会議の議事録には、はたしてどのような役割があるのでしょうか。次の項目で、議事録を取る意味や目的について確認しておきましょう。

関係者に決定事項を伝え、備忘録として残すため

会議で討論された内容や決定事項については、参加者以外の関係者にも伝える必要があります。備忘録として議事録を残しておくことで、どのような経緯で最終決定がなされたのかがわかります。

タスクの担当者や期限など、詳細を記録するため

会議中に決められたタスクについて、「誰がいつまでに行うのか」という点を明らかにすることが重要です。会議中に口頭で伝えただけでは、参加者の間で認識の相違や把握漏れが発生するおそれがあります。議事録を作成しておけば、タスクの担当者や期限が記録されるので安心です。

会議中の発言や決定事項を明らかにするため

会議中の発言や決定事項について議事録に記録しておくことで、責任の所在が明らかになります。そのため、単に発言の内容を書き留めるだけでなく「誰が発言したのか」という部分を忘れず記載しましょう。

議事録には何を書いたらいいのか?会議中のメモのコツ

議事録を作成するにあたって、会議中のメモの取り方が重要です。発言のすべてを記録するのは大変なので、要点をまとめつつメモを取る必要があります。
次の項目で、会議中のメモのコツについて詳しく見ていきましょう。

議事録に最低限記載すべき内容

議事録用のメモを作成するにあたって、最低限記載すべき内容があります。議題から外れた雑談などは、適宜省略してかまいません。会議中にメモを取りやすくするためにも、議事録に最低限必要な項目を押さえておきましょう。

・基本項目
会議名・日時・開催場所・議題・参加者・議事録の担当者など、基本項目は必ず記載します。表記方法については、過去の議事録に合わせるなどルールを確認しておきましょう。

・決定事項
意思決定が目的の会議であるなら、決定事項は必ず記載する必要があります。重要な部分ですので、なるべく具体的に記載しましょう。

・決定の理由・今後の方針・課題など
その決定に至るまでの経過を記載しておくとわかりやすいです。意識しておくべき課題や方針、会議中に生まれた新たなアイデアなど、重要と思われる部分を漏れなくメモしておきましょう。

・今後のタスク
会議中に決まったタスクについては、議事録中に記録として残しておく必要があります。タスクの内容・担当者・期限について、詳細を具体的に記録します。

・次の会議の開催予定
もし次の会議の開催予定が決まっているなら、開催日時や議題名を書いておきましょう。

会議中のメモを上手に取るコツ

一字一句そのまま記録するのは至難の業なので、メモの取り方を工夫する必要があります。手書きの場合は図式を上手く取り入れ、書き留めるスピードを上げていきましょう。
記録の補助として、パソコンやスマートフォンに付属している録音機能などを使うのもおすすめです。ただしそれらの機材を使う場合は、使用してもよいかを事前に必ず確認しておきましょう。

わかりやすい議事録の特徴とポイント

議事録を分かりやすいものに仕上げるためには、どうすればよいのでしょうか。以下に分かりやすい議事録の特徴とポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

読み手を意識した構成を目指す

議事録を作成する際には、会議に参加していない人が読んでも分かりやすい構成を目指しましょう。議事録は社内の人間だけでなく、クライアントが読む場合もあります。
重要な部分がどこなのかを適切に把握し、なるべく具体的に記載することが肝心です。
メモに不十分な箇所があれば、録音で適宜補います。会議に関連する資料があれば、議事録に添付しておきましょう。

「5W2H」を意識する

誰かに物事を分かりやすく伝えるための方法として、「5W2H」を意識することが挙げられます。

・ Why(なぜ)
・ What(何を)
・ When(いつ)
・ Who(誰が)
・ Where(どこで)
・ How(どうやって)
・ How much(いくら)

何が重要なのかがわからなくなりそうなときには、これらの項目を書き出してみましょう。要点が「5W2H」によって整理されることで、議事録で書くべき項目が浮き彫りになります。
自分の勘違いや相手への伝え間違えにも気付くことができるようになるでしょう。事前に会議の目的や課題を調べておくと、会議中のメモもスムーズに行えます。

見た目を整え、簡潔な表現を心がける

議事録は上司や同僚、クライアントと共有することとなるため、見た目を整えておくことが重要です。決められたフォーマットがあるなら、それに従い作成しましょう。

会議中のメモは自由な書き方でかまいませんが、議事録として仕上げる際には、他の議事録との統一感も必要です。表記の仕方や訂正・修正方法にもルールがあることに注意しましょう。また、メモに書き留めた内容をひたすら羅列するのではなく、重要でない内容は削除するなど、文章を簡潔に仕上げることも大切です。

まとめ

議事録をスムーズに作成できるよう、事前に会議の意味や目的を明らかにしておきましょう。議事録に最低限記載しておくべき項目を押さえることで、会議中も迷いなくメモを取ることができるようになります。「5W2H」を意識しつつ、誰にとっても理解しやすい議事録を目指しましょう。

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